Berichtet an: Geschäftsführung
Wir sind ein kleines, dynamisches Distributionsunternehmen mit Sitz in Oberhausen und verfügen über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Vertrieb hochwertiger Produkte für Akupunktur und Physiotherapie. Zur Unterstützung unseres Management-Teams und zur Sicherstellung reibungsloser finanzieller und administrativer Abläufe suchen wir eine engagierte Fachkraft für Buchhaltung und Administration (m/w/d), die unsere internen Prozesse verantwortet und die Koordination mit unserem externen Steuerberater übernimmt.
Ihre Hauptaufgaben
Diese Position fungiert als zentrale Schnittstelle für alle internen Buchhaltungs-, Zahlungs- und Verwaltungsprozesse und stellt Genauigkeit, Struktur und Compliance sicher.
1. Finanzen & Zahlungswesen
* Kreditorenbuchhaltung: Verwaltung und Durchführung sämtlicher Zahlungen an Lieferanten, Dienstleister und sonstige Kostenstellen – präzise und fristgerecht.
* Debitorenbuchhaltung: Verantwortung für das Forderungsmanagement, Überwachung offener Kundenrechnungen und professionelle Nachverfolgung bei Zahlungsverzug.
* Dokumentation & Reporting: Organisation und Aufbereitung aller buchhalterischen Unterlagen (Rechnungen, Belege, Kontoauszüge) zur monatlichen Weitergabe an den externen Steuerberater.
* Rechnungsmanagement: Erstellung, Ablage und Pflege aller Kundenrechnungen in digitaler und physischer Form.
2. Administration & Compliance
* Dokumentenmanagement: Aufbau und Pflege einer strukturierten Ablage für sämtliche Unternehmensunterlagen – sowohl digital als auch in Papierform.
* Behördenkommunikation: Hauptansprechpartner*in für städtische Behörden, Ämter und externe Institutionen; Verantwortung für die Erstellung und Einreichung der erforderlichen Unterlagen.
* Büroorganisation: Koordination allgemeiner Büroangelegenheiten, Verwaltung von Büromaterialien und Dienstleistern sowie Unterstützung bei internen Abläufen.
3. Personal & Teamunterstützung
* Recruiting: Eigenständige Durchführung des gesamten Bewerbungsprozesses – von der Erstellung der Stellenausschreibungen über die Bewerberkommunikation bis hin zur Interviewkoordination.
* Onboarding: Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben im Rahmen der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen.
Ihr Profil
* Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Buchhaltung oder Administration, idealerweise mit Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern.
* Fundierte Kenntnisse der Buchhaltungsgrundlagen (Kreditoren/Debitoren) und im Umgang mit buchhalterischen Dokumenten.
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel); Erfahrung mit Buchhaltungs- oder ERP-Systemen (z. B. DATEV, Lexware) oder E-Commerce-Plattformen (z. B. WooCommerce, Xero) ist von Vorteil.
* Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift zur Kommunikation mit Behörden; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
* Hohe organisatorische Fähigkeiten, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
* Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben eigenverantwortlich zu erledigen.
Wir bieten
* Verantwortungsvolle Position: Die Möglichkeit, eine zentrale Rolle in der Verwaltung und Buchhaltung eines wachsenden, internationalen Unternehmens zu übernehmen.
* Work-Life-Balance: Sicherer Vollzeitarbeitsplatz mit festen Arbeitszeiten (Details nach Absprache).
* Attraktive Vergütung: ca. 2,800 – 3.400 € brutto/Monat inklusive Urlaubs (abhängig von Erfahrung) und Weihnachtsgeld (je nach Unternehmensentwicklung).
* Angenehme Unternehmenskultur: Ein freundliches, respektvolles und multikulturelles Arbeitsumfeld, in dem Zuverlässigkeit und Eigeninitiative geschätzt werden.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung
-----------------------------------
Reports to: Management
We are a small, dynamic distribution company based in Oberhausen with a 20-year history in the high-quality acupuncture and physiotherapy product sector. To support our management team and ensure smooth financial and administrative operations, we are seeking a dedicated Accounting and Administration Executive to manage internal processes and coordination with our external tax advisor.
Your Key Responsibilities
This position serves as the central point of contact for all internal accounting, payment, and administrative workflows, ensuring accuracy, organization, and compliance.
1. Financial & Payment Management
* Accounts Payable: Manage and execute all supplier, utility, and expense payments, ensuring accuracy and timely processing.
* Accounts Receivable: Oversee credit control, monitor outstanding customer invoices, and follow up professionally on delayed payments.
* Documentation & Reporting: Organize and prepare all accounting documents (invoices, receipts, bank statements) for monthly submission to the external tax advisor.
* Invoice Management: Issue, file, and maintain customer invoices in both digital and physical formats.
2. Administration & Compliance
* Document Control: Establish and maintain well-structured filing systems for all company records, ensuring efficient retrieval of both digital and paper documents.
* Liaison with Authorities: Act as the primary contact for city authorities, government offices, and external regulatory bodies, managing required documentation and communication.
* Office Administration: Coordinate general office needs, including supplies, service providers, and internal document organization.
3. Human Resources & Team Support
* Recruitment: Manage the full recruitment process for new team members, including job postings, candidate communication, and interview coordination.
* Onboarding: Support management with administrative onboarding tasks and documentation for new employees.
What You Bring
* Proven experience in an accounting or administrative support role, ideally with exposure to external tax consultants.
* Solid understanding of bookkeeping principles (Accounts Payable/Receivable) and financial documentation.
* Strong proficiency in MS Office (especially Excel); experience with accounting or ERP systems (e.g., DATEV, Lexware) or e-commerce platforms (e.g., WooCommerce, Xero) is an advantage.
* Fluent German skills (spoken and written) for communication with authorities; good English skills are a strong plus.
* Highly organized, detail-oriented, and dependable work ethic with a sense of responsibility and integrity.
* Ability to work independently, manage priorities, and maintain accuracy under minimal supervision.
What We Offer
* Key Role: The opportunity to be the central administrative and accounting link in a growing, international company.
* Work-Life Balance: A secure, full-time position with fixed working hours (details negotiable).
* Attractive Compensation: Approx. €2,800 – €3,400 gross/month including vacation (based on experience) and Christmas bonus (depending on company performance).
* Supportive Culture: A friendly, respectful, and multicultural work environment where your reliability and initiative are appreciated.
We look forward to receiving your application
Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung
Gehalt: 2.800,00€ ,00€ pro Monat
Arbeitsort: Vor Ort