Sie arbeiten bereits in der Hausverwaltung und möchten Ihre Erfahrung in einem modernen, digitalen und klar strukturierten Umfeld einbringen?
Hillwig Immobilien & Hausverwaltung ist ein seit über 45 Jahren bestehendes Unternehmen, das heute in zweiter Generation weiterentwickelt wird. Unser Schwerpunkt liegt in der Betreuung von Wohnungseigentümergemeinschaften. Ergänzend betreuen wir Mietverwaltungen und in geringerem Umfang Sondereigentumsverwaltungen.
Wir betreuen Wohnungseigentümergemeinschaften und Immobilien im gesamten Rhein-Main-Gebiet, vor allem im Main-Taunus-Kreis, Frankfurt sowie Mainz, Wiesbaden und dem Landkreis Groß-Gerau.
Unser Ziel ist es, Hausverwaltung professionell, digital und zuverlässig auszuüben.
Dafür suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen WEG-Verwalter / Objektverwalter / Hausverwalter (m/w/d).
Was unsere Arbeitsweise besonders macht:
Wir arbeiten nicht nach dem Prinzip ständiger direkter Unterbrechung, sondern mit klaren Vorgängen, einer nachvollziehbaren Kommunikation und digitaler Steuerung.
Bei uns gibt es:
* Kunden-/Eigentümerportal zur strukturierten Vorgangsbearbeitung
* zentrale telefonische Annahme, dadurch keine dauerhafte direkte Unterbrechung der Verwalterarbeit
* digitale Dokumentenablage und cloudbasierte Prozesse
* geregelte interne Zuständigkeiten
* Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Objektbetreuung
* MS Teams und digitale Kommunikationswege
* KI-gestützte Arbeitsprozesse zur Unterstützung von Kommunikation und Dokumentation
* strukturierte Vorgangsbearbeitung statt Arbeiten auf Zuruf
* digitale Belegprüfung statt klassischer Papiertermine
* digitale Beiratsgespräche Abstimmungen
Auch unsere Eigentümerversammlungen sind bei uns in der Praxis anders organisiert:
* über 60 % unserer Versammlungen finden rein virtuell statt
* rund 30 % finden hybrid statt
* nur 10 % finden vor Ort statt
* rund 85 % der Versammlungen beginnen vor 17:00 Uhr
* und 15 % beginnen um 17:00 Uhr
* derzeit beginnt keine Versammlung später als 18:00 Uhr
* die durchschnittliche Dauer einer Versammlung beträgt ca. 1 Stunde
Das schafft eine ruhigere Arbeitsatmosphäre. Man kann seine Arbeit im Berufsalltag gut bewältigen, kaum etwas bleibt liegen. Professionellere Abläufe und eine bessere Planbarkeit schaffen mehr Zeit für die eigentliche Verwaltungsarbeit.
Scrollen Sie die Seite nach unten, um alle damit verbundenen Stellenanforderungen und alle Verantwortlichkeiten zu sehen, die erfolgreiche Kandidaten erwarten können.
* Betreuung von Wohnungseigentümergemeinschaften
* Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen
* Kommunikation mit Beiräten, Eigentümern, Mietern, Dienstleistern, Versorgern und Handwerksfirmen
* Professioneller Umgang mit unterschiedlichen Interessen innerhalb von Eigentümergemeinschaften
* Prüfung und fachliche Begleitung von Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen
* Abstimmung abrechnungsrelevanter Themen mit der internen Buchhaltung
* Erläuterung von Jahresabrechnungen, Wirtschaftsplänen gegenüber Beiräten und Eigentümern
* Vorbereitung und Begleitung digitaler Belegprüfungen
* Durchführung digitaler Beiratsgespräche
* Durchführung und Dokumentation von Objektbegehungen im Rhein-Main-Gebiet
* Bearbeitung und Steuerung von Vorgängen über E-Mail, Kunden-/Eigentümerportal und digitale Systeme
* KI-gestützte Dokumentation in cloudbasierten Systemen
* Interne Abstimmung über digitale Arbeitsmittel wie MS Teams, Kundenportal und cloudbasierte Anwendungen
Sie passen zu uns, wenn Sie ...
* bereits praktische Erfahrung in der Hausverwaltung mitbringen
* idealerweise bereits WEG-Objekte betreut haben
* Eigentümerversammlungen vorbereiten, begleiten oder durchführen können
* Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne fachlich verstehen, prüfen und erklären können
* Belegprüfungen kennen und digital begleiten möchten
* mit Beiräten, Eigentümern und Dienstleistern professionell, sachlich und verbindlich kommunizieren
* auch in angespannten Situationen ruhig, klar und lösungsorientiert bleiben
* Beschlüsse, Zuständigkeiten und Verwaltungsprozesse ernst nehmen
* Vorgänge nicht nur bearbeiten, sondern nachvollziehbar dokumentieren und konsequent nachhalten
* komplexere Sachverhalte strukturiert erfassen und verständlich aufbereiten können
* sorgfältig und verbindlich arbeiten
* digitale Arbeitsweise schätzen und sicher mit E-Mail, MS Office, Kundenportalen und cloudbasierten Systemen umgehen
* offen für moderne Software, digitale Prozesse und KI-gestützte Arbeitsweisen sind
* sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mitbringen, die für Eigentümerversammlungen, Beschlüsse, Abrechnungserläuterungen und schriftliche Kommunikation erforderlich sind
* Verantwortung innerhalb geregelter Zuständigkeiten übernehmen können
* bereit sind, bestehende Gewohnheiten aus klassischen Verwaltungsstrukturen zu hinterfragen und sich in eine moderne Arbeitsweise einzuarbeiten
Eine Ausbildung oder Weiterbildung im Immobilienbereich, zum Beispiel als Immobilienkaufmann/-frau, Immobilienfachwirt/in oder zertifizierte/r Verwalter/in, ist von Vorteil.
Entscheidend ist für uns jedoch nicht nur ein Titel, sondern die tatsächliche Arbeitsweise: Sorgfalt, Lernfähigkeit, Verlässlichkeit, digitale Offenheit und die Fähigkeit, Verantwortung professionell umzusetzen.
Wir suchen eine Person, für die eine Hausverwaltung aus mehr als nur bloßer Erreichbarkeit, Freundlichkeit oder schneller Zurufbearbeitung besteht.
Besonders interessant für Sie, wenn …
Sie bereits in einer Hausverwaltung arbeiten und Ihre Erfahrung in einem moderneren, digitaleren und strukturierteren Umfeld einbringen möchten.
Sie möchten nicht mehr dauerhaft durch Telefonate, Papier, unklare Abläufe oder Abendtermine ausgebremst werden, sondern Ihre fachliche Arbeit sauber, nachvollziehbar und professionell erledigen. xkxcfiw
Sie suchen ein Unternehmen, das den Beruf der Hausverwaltung ernst nimmt, klare Prozesse aufgebaut hat und moderne Arbeitsweisen konsequent umsetzt.
* Vollzeitstelle mit Schwerpunkt WEG-Verwaltung
* Betreuung von Objekten im Rhein-Main-Gebiet
* gründliche Einarbeitung in unsere Abläufe, Systeme und Objektstruktur
* keine alleinige Objektübernahme ohne Einarbeitung
* klare Abläufe und dokumentierte Prozesse
* moderne Hard- und Software
* Kunden-/Eigentümerportal und digitale Vorgangsbearbeitung
* cloudbasierte Dokumentenablage
* Arbeiten mit MS Teams und modernen Kommunikationssystemen
* KI-gestützte Arbeitsprozesse zur Unterstützung von Dokumentation, Kommunikation und Strukturierung
* Unterstützung durch interne Buchhaltung, Objektbetreuung und Assistenz
* digitale Belegprüfungen
* digitale Beiratsgespräche
* geplante Objektbegehungen
* überwiegend digitale und hybride Eigentümerversammlungen
* derzeit keine Eigentümerversammlungen mit Beginn nach 18:00 Uhr
* Homeoffice-Möglichkeit nach Einarbeitung und entsprechender Entwicklung
* 6 Wochen Jahresurlaub
* ruhiges Arbeiten in einem kleinen Team
* langfristige Perspektive in einem seit über 45 Jahren bestehenden Unternehmen