Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit.
Wir suchen bei der Abteilung Kindertagesbetreuung (KITA) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Assistent*in im Geschäftszimmer (m/w/d)
Teilzeit, unbefristet
Der Stellenumfang beträgt 64,10 % (25 Wochenstunden).
Die Bezahlung erfolgt bis
Ihre Aufgaben:
1. Frontoffice der Abteilung KITA mit persönlichem und telefonischem Erstkontakt
2. Bearbeitung des Posteingangs sowie Weiterleitung nach Zuständigkeit und Dringlichkeit
3. allgemeine Organisations- und Assistenzaufgaben, insbesondere Schriftverkehr, Aktenführung, Ablage und Pflege von Datenbanken
4. Telefondienst mit Erstauskünften, Weiterleitungen und Erstellung von Telefonnotizen
5. Fehlzeitenbeauftragte*r der Abteilung, insbesondere für Krank- und Gesundmeldungen
6. Materialbeschaffung und organisatorische Auftragsabwicklung
7. Vorbereitung und Erfassung von Sitzungsunterlagen (Session)
Änderungen des Aufgabengebietes und organisatorische Änderungen bleiben vorbehalten.
Ihr Profil:
8. eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kaufmann*frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
9. Teamfähigkeit, Eigeninitiative und ein pragmatischer Umgang mit Herausforderungen
10. gute Kenntnisse von Verwaltungsabläufen und Büroorganisation
11. sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
12. eine selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
13. freundliches und verbindliches Auftreten im persönlichen und telefonischen Kontakt
14. Teamfähigkeit, Flexibilität und Organisationsgeschick
15. sorgfältigen Umgang mit sensiblen Daten und Verwaltungsunterlagen
Wir bieten:
16. ein engagiertes und kollegiales Team
17. strukturierte Einarbeitung sowie umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
18. Dienstrad-Leasing
19. vielfältige städtische Vergünstigungen – z. B. bezuschusstes Deutschlandticket, vergünstigter Mittagstisch in ausgewählten Betrieben sowie ermäßigter Eintritt in städtische Einrichtungen wie Theater, Schwimmbäder, Museen und den Tiergarten