Office Manager & Administrative Assistant (m/w/d)
Standort: Frankfurt, Deutschland
Abteilung: Corporate and Legal Solutions
Vertragsart: Unbefristet, Hybrid
Arbeitszeit: Deutschland: 40 Stunden pro Woche
Wir suchen eine Verstärkung mit sofortigem Eintritt.
Über die Position
Wir suchen eine proaktive und organisierte Persönlichkeit als Office Manager & Administrative Assistant zur Unterstützung des täglichen Büroablaufs in unserem Frankfurter Büro. Diese wichtige Position sorgt für ein reibungsloses und professionelles Arbeitsumfeld und fungiert als zentrale Ansprechperson für Facility Management, IT und allgemeine Office-Management-Themen. Darüber hinaus unterstützen Sie den Country Manager bei administrativen und operativen Aufgaben und tragen aktiv zu effizienten Prozessen sowie einer positiven Unternehmenskultur bei.
Die ideale Person arbeitet detailorientiert, kommunikationsstark und fühlt sich in einem dynamischen Arbeitsumfeld wohl. Wenn Sie Freude daran haben, vielfältige Office-Management-Aufgaben zu koordinieren und Teil eines internationalen Teams werden möchten, bietet diese Position eine ausgezeichnete Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung.
Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem
* Verantwortung für den täglichen Büroablauf sowie den Empfangsbereich und Sicherstellung eines professionellen und einladenden Arbeitsumfelds für Mitarbeitende und Besucher.
* Verwaltung von Bürobedarf und Inventar, einschließlich Lebensmitteln und Getränken, zur Sicherstellung ausreichender Bestände.
* Zentrale Ansprechperson für IT- und Facility-bezogene Themen sowie Koordination mit internen Teams und externen Dienstleistern.
* Zusammenarbeit mit lokaler Hausverwaltung sowie externen Serviceanbietern zur Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags.
* Unterstützung des Country Managers bei administrativen Aufgaben, einschließlich Terminplanung, Urlaubsübersichten sowie Verwaltung von Teamkalendern (Abwesenheiten, Jubiläen, Events).
* Allgemeine administrative Unterstützung der Legal- und Corporate-Teams.
* Operative Unterstützung bei Client Onboarding, Gründungen, Einreichungen und jährlichen Aktualisierungen von Tochtergesellschaften in enger Zusammenarbeit mit den operativen Teams.
Welche fachlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen bringen Sie mit?
* Nachweisbare Erfahrung im Office Management oder in administrativen Funktionen, idealerweise im Bereich Corporate Services, Financial Services oder einem vergleichbaren professionellen Umfeld.
* Ausgeprägte Organisations- und Multitaskingfähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten effizient zu managen sowie hoher Detailgenauigkeit.
* Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil und können je nach Kundenanforderung erforderlich sein.
* Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sowie Erfahrung mit Office-Management-Tools oder entsprechender Software.
* Gutes Verständnis für Facility Management, einschließlich der Zusammenarbeit mit Hausverwaltungen, Dienstleistern und externen Partnern zur Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs.
* Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret und professionell zu behandeln.
* Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten im Umgang mit Mitarbeitenden, Management und externen Partnern.
* Kenntnisse im Bereich Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sowie bewährter Office-Compliance-Standards sind von Vorteil.