Die Stelle im Überblick
Als Assistenz organisieren und unterstützen Sie die Vorstandsarbeit maßgeblich. Dafür arbeiten Sie eng mit dem Leiter der Stabsstelle des DHZC-Bereichsvorstands und des DHZC-Verwaltungsrats, den Referentinnen und Referenten der Vorstände, den einzelnen Direktionssekretariaten sowie weiteren in- und externen Ansprechpersonen zusammen und behalten stets den Überblick über anstehende Termine, offene To-Dos, ausstehende Abstimmungen, Deadlines und Co. Zu Ihren Aufgaben zählen konkret
1. die Teilnahme an und Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Organ- und Gremiensitzungen inkl. der Protokollführung in Abstimmung mit der Stabsstellenleitung
2. die Koordination und Vorbereitung von Terminen, die Bearbeitung des Schriftverkehrs sowie die Überwachung von Fristen
3. die Nachverfolgung und das Monitoring von Beschlüssen des DHZC-Bereichsvorstands sowie die Sicherstellung deren zeitnaher Kommunikation - sowohl intern als auch extern
4. die Aufbereitung und Fertigstellung repräsentativer Dokumente (wie z. B. Präsentationen, schriftliche Korrespondenzen, Protokolle) sowie die Vorbereitung und Unterstützung bei der Ausarbeitung von Diskussions- und Entscheidungsgrundlagen
Danach suchen wir
Neben einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann oder als Kauffrau oder Kaufmann im Gesundheitswesen überzeugen Sie uns mit
5. mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenz-Bereich – idealerweise im Gesundheitswesen oder auf Geschäftsleitungsebene
6. Erfahrung in der Büroorganisation und sehr guten Microsoft-Office-Kenntnissen (insbesondere Word, Excel, Power Point) und der Fähigkeit, sich in (hausinterne) IT-Systeme einzuarbeiten
7. Ihrer schnellen Auffassungsgabe, um auch wechselnde Themenfelde inhaltlich aufzubereiten und durch Recherche verlässlich zu ergänzen
8. Routine in der Erstellung und mindestens groben Einordnung von Auswertungen und Statistiken
9. Ihrer verantwortungsbewussten, selbständigen und absolut diskreten und integrer Art und Ihrem verbindlichen und wertschätzenden Auftreten
10. einer sehr guten Ausdrucksweise sowie angemessene Umgangsformen im Kontakt mit den unterschiedlichsten Personengruppen
Das bringt das Deutsche Herzzentrum der Charité mit
11. Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
12. Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
13. Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
14. Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
15. Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
16. Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
17. Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007: finden Sie weitere Informationen