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Deine Mission
Als Recruiting Coordinator (m/w/d) unterstützt du unseren effizienten Hiring- und Onboarding-Prozess organisatorisch und stellst sicher, dass Marketing-Hirings schnell, sauber und professionell ablaufen.
Du koordinierst Interviews, hältst Kandidat/innen und Hiring Manager informiert, pflegst unser Bewerbermanagementsystem (ATS - TeamTailor), führst/moderierst teils Interviews und sorgst für eine reibungslose Candidate Experience .
Der Fokus liegt nicht auf dem Aufbau eines Recruiting-Prozesses, sondern auf exzellenter operativer Umsetzung innerhalb eines bereits funktionierenden Hiring-Setups.
Deine Aufgaben
* Du koordinierst Hiring-Prozesse für Marketing-Rollen organisatorisch von der Bewerbung bis zum Offer.
* Du planst Interviews, stimmst Termine mit Kandidat/innen und Hiring Managern ab und sorgst für eine klare Kommunikation.
* Du pflegst unser Bewerbermanagementsystem (ATS- TeamTailor) und hältst Kandidatenstatus, Feedbacks und Prozessschritte aktuell.
* Du bereitest Interviewunterlagen, Scoresheets und relevante Informationen für Hiring Manager vor.
* Du unterstützt bei der Kommunikation mit Kandidat/innen, inklusive Einladungen, Follow-ups, Absagen und nächsten Schritten.
* Du hilfst bei der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen, insbesondere für Marketing-Rollen.
* Du unterstützt organisatorisch im Offer-Prozess und bei der Vorbereitung des Onboardings.
* Du beteiligst dich in der Interview-Moderation /-Führung
* Du sorgst dafür, dass unser bestehender Hiring-Prozess zuverlässig, effizient und professionell umgesetzt wird.
Deine Kompetenzen (Hard Skills)
* Must-have:
o Erfahrung in Recruiting Coordination, HR Operations, Talent Acquisition Support oder vergleichbarer organisatorischer Rolle
o Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Erfahrung in Terminplanung, Prozesskoordination und Kommunikation
o Erfahrung mit Bewerbermanagementsystemen oder HR-Tools
o Erfahrung in einem Start-up, Scale-up oder schnell wachsenden Unternehmen
o Fähigkeit, mehrere Hiring-Prozesse parallel sauber zu koordinieren
o Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
o Gutes Grundverständnis für Recruiting-Prozesse und Candidate Experience
* Nice-to-have:
o Erfahrung mit Marketing-Rollen oder Marketing-Teams
o Erfahrung mit Notion
o Erfahrung mit LinkedIn, Personio, Greenhouse, Lever, Ashby oder ähnlichen Tools
o Erfahrung mit Onboarding-Koordination
o Grundverständnis für Active Sourcing oder Talent Pools, aber kein Muss
Softskills
* Du bist sehr strukturiert, zuverlässig und detailorientiert.
* Du arbeitest proaktiv, hältst Fristen ein und sorgst dafür, dass keine offenen Punkte liegen bleiben.
* Du kommunizierst freundlich, klar und professionell mit Kandidat/innen, Hiring Managern und internen Teams.
* Du behältst auch bei mehreren parallelen Prozessen den Überblick.
* Du bist serviceorientiert, diskret und hast ein gutes Gespür für eine positive Candidate Experience.
* Du arbeitest gerne operativ und findest es motivierend, Prozesse effizient und sauber umzusetzen.
* Du bist ein/e Botschafter/in unserer Vision, Mission, und Werte.
Deine Ziele in dieser Rolle (Impact)
* Innerhalb der ersten 6–12 Monate unterstützt du unsere Marketing-Hirings zuverlässig und sorgst dafür, dass Prozesse, Termine, Kommunikation und Dokumentation jederzeit sauber laufen.
* Du stellst sicher, dass Kandidat/innen schnell durch den Prozess geführt werden und Hiring Manager alle relevanten Informationen rechtzeitig erhalten.
* Du verbesserst die operative Qualität im Recruiting durch klare Koordination, saubere ATS-Pflege. reibungslose Interview-Moderation, freundliche & professionelle Interview-Führung und zuverlässige Follow-ups.
* Du unterstützt das Onboarding neuer Mitarbeitender organisatorisch und sorgst für einen strukturierten & erlebnisreichen Start.
Dein Background – Ausbildung & Erfahrung
* Du bringst Erfahrung in Recruiting Coordination, HR Operations, Talent Acquisition Support, Office Management oder einer vergleichbaren koordinierenden Rolle mit.
* Du hast idealerweise bereits Hiring-Prozesse organisatorisch begleitet und weißt, wie wichtig schnelle Kommunikation, saubere Dokumentation und zuverlässige Terminplanung sind.
* Erfahrung im Marketing-Recruiting ist hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich.
* Wichtiger als strategische Recruiting-Erfahrung ist deine Fähigkeit, bestehende Prozesse effizient, genau und professionell umzusetzen.
Was wir dir bieten:
Vergütung & Work-Life-Balance:
* Wettbewerbsfähiges Gehalt und Vertrauensarbeitszeit.
* 30 Urlaubstage im Jahr
* 2 zusätzliche Feiertage (24.12, 31.12)
* Großzügiges Weiterbildungsbudget
* Ausgefallene Teamevents
* Innovatives Benefit-Programm
Kommunikation & Vertrauen:
* Eine offene, ehrliche und direkte Kommunikation. Deine Ideen sind willkommen!
* Ein Feedbackgespräch jedes Quartals, um gemeinsam zu wachsen.
Modernes Arbeiten:
* Alles, was du für deinen Arbeitsalltag brauchst: MacBook, Kopfhörer, u.v.m.
* Ein modernes und inspirierendes Arbeitsumfeld in Berlin oder in Konstanz am Bodensee.
Individuelle Weiterbildung:
* Ein Weiterbildungs-Tag pro Monat und ein großzügiges Weiterbildungsbudget für deine persönliche Entwicklung.
Buddy-Programm:
* Ein erfahrener Teamkollege begleitet dich von Anfang an, um dir bei deinem Einstieg zu helfen.
Das Team
* Wir sind ein bunt gemixter Haufen aus unterschiedlichen Nationen mit unterschiedlichen Hintergründen. Wir unterscheiden nicht nach Religion, Geschlecht, Alter, Familienstand…. Für uns steht im Mittelpunkt was du kannst!
Unsere Werte:
MAKE IT HAPPEN
* Ergebnisse erzielen – Übernimm Verantwortung für Problem, Ziel und Ergebnis durch Selbstorganisation und datenbasierte Entscheidungen.
* Mutig sprechen – Fordere Ideen heraus und nenne Probleme direkt, wenn es drauf ankommt.
* Dinge erledigen – Sei pragmatisch, halte den Schwung und bringe Energie rein.
* Wertvolle Wirkung erzeugen – Stelle Lösungen bereit, die unsere Mission und strategischen Ziele vorantreiben.
WIN TOGETHER
* Offen und respektvoll kommunizieren – Sei transparent, gehe von guten Absichten aus und stelle dein Ego zurück, wenn du mit anderen interagierst.
* Anderen zum Erfolg verhelfen – Teile proaktiv Wissen, Zeit und Stärken in interdisziplinären Teams.
* Über Kulturen hinweg arbeiten – Lerne aus diversen Perspektiven und passe deinen Stil aktiv an, um vertrauensvolle Zusammenarbeit in diversen Teams zu ermöglichen.
* Teamgeist wecken – Schaffe Momente der Freude und Verbundenheit, die zu großen Erfolgen führen.
SHAPE THE FUTURE
* Experimentieren, um zu lernen – Führe Tests durch, messe Ergebnisse, behandle Fehler als Lernchance und setze Erkenntnisse um.
* Chancen erkennen – Bleib nah am Kunden und Markttrends, um das Nächste zu identifizieren.
* Nutzerzentrierte Innovation bauen – Nutze zuverlässige, datenbasierte Lösungen und Services, die den Maßstab setzen.
* Dich selbst weiterentwickeln – Hinterfrage deine Arbeitsweise, hole Feedback ein und baue deine Fähigkeiten aus.
Klingt nach dir?