Ihre Aufgaben
* Kalender‑ & Terminmanagement für das Projektteam, inkl. Jour‑fixe, Gremien, Steering Committees
* Anfänglicher Fokus auf ERP-Umstellung
* Erstellung, Pflege und Qualitätssicherung von Unterlagen (Präsentationen, Protokolle, Entscheidungsvorlagen)
* Koordination von Unterschrifts‑/Freigabeprozessen (z. B. Bestellungen, Change Requests, Verträge) inkl. Nachverfolgung
* Einkaufsvorbereitung: Angebotsvergleiche, Budgetpflege, einfache Bestellungen im ERP
* On‑/Offboarding‑Orga (Checklisten, Gerätebereitstellung, Berechtigungsanträge) in Zusammenarbeit mit den Admin‑Teams
* Organisation von Workshops, Schulungen, Team‑Events; Reisemanagement, Abrechnung
* Pflege von Wissensdatenbanken, Confluence, SharePoint (Vorlagen, Policies, IT‑Prozesse) etc.
* Datenschutz & Compliance‑Unterstützung: Dokumentationspflege, TOMs‑Nachweise, Audit‑Vorbereitung
* Risiko‑/ Issue‑/ Change‑Log führen, Entscheidungen dokumentieren, Follow‑ups nachhalten
* Verantwortung für die Projektkommunikation: Kick‑offs, Protokolle, Stakeholder‑Updates, Release‑Notes
Ihr Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenz‑/Office‑Erfahrung
* Sehr gute Organisations-, Priorisierungsfähigkeiten und Kommunikationsstärke
* Sicher in MS 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint), SharePoint/OneDrive
* Idealerweise ein Grundverständnis in IT‑Prozessen (ITIL‑Basics), DSGVO‑Awareness und Erfahrung mit Jira/Confluence, Microsoft Dev-Ops und oder Trovarit Matchmaker
* Sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch in Wort und Schrift
Warum wir?
* Unbefristeter Arbeitsvertrag
* 30 Tage Urlaub
* Monatlicher steuerfreier Sachbezug in Höhe von 50 € in Form von Gutscheinen
* Die Wahlmöglichkeit zwischen JOB-Lunch, JOB-Ticket oder JOB-Rad, mit bis zu 30 € Zuschuss pro Monat
* Corporate Benefits
* Betriebliche Altersvorsorge mit 20%- Arbeitgeberzuschuss
* Home Office-Regelung
* Sonderurlaubstage
* Firmen- und Teamevents
* Überdachter und videoüberwachter Fahrradparkplatz
* Kostenloser PKW-Parkplatz
* Getränkeversorgung (Wasser)
* Bibliothek & Lesesaal sowie E-Book-Angebot
* Weiterbildungsmöglichkeiten sowie intensive Einarbeitung durch ein erfahrenes Team
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