Am Institut für Soziologie der Fakultät für Sozialwissenschaften und Philosophie ist folgende Stelle zu besetzen:
Fremdsprachensekretär/-in (m/w/d/x)
Stellenausschreibung vom 07.11.2025 · Kennziffer 167/2025
Vergütung
Entgeltgruppe 7 TV-L
Befristung
unbefristet
Umfang
100% einer Vollbeschäftigung*
Beginn
1. März 2026
* Alternativ sind zwei Stellen mit 50% einer Vollbeschäftigung besetzbar.
Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.
Das sind Ihre Aufgaben
* allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache
* Korrespondenz mit internationalen Projektpartner/-innen, Betreuung und Unterstützung von ausländischen Gästen
* Unterstützung bei der Einrichtung und Ausweitung automatisierter administrativer Abläufe am Institut
* Studienzugangsorganisation (Mithilfe bei Werbung, Auswahl und Qualitätsmanagement)
* Planung, Kalkulation und Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln
* Vorbereitung und Anweisung von Abrechnungen, Bearbeitungen von Beschaffungsvorgängen, Inventarisierung
* Aufgaben mit reisekostenrechtlichem Bezug, insbesondere Planung und Organisation sowie Vorprüfung und Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen
* Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge, insbesondere Einstellungsanträge für wissenschaftliches Personal sowie studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte, Anträge für Lehraufträge, Gastvereinbarungen, Honorar- und Werkverträge
* Onboarding neuer Mitarbeitender und Betreuung externer Lehrender
* Pflege der Institutshomepage in deutscher und englischer Sprache
* Unterstützung bei Veranstaltungsorganisation (z.B. Gastvorträge, internationale Workshops und Konferenzen)
Das bringen Sie mit
* abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Bürokauffrau/-mann, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Fremdsprachenassistent/-in oder als Industriekauffrau/-mann oder vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
* sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Sprachniveau B2)
* Kenntnisse und Erfahrungen im Haushaltswesen
* sicherer Umgang in der Anwendung gängiger Office-EDV-Systeme, insbesondere Windows, Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint)
* wünschenswert wären Erfahrungen in universitätsinternen Verwaltungsabläufen
* Kenntnisse der relevanten Studiengangs- und Prüfungsordnungen bzw. die Bereitschaft, diese kurzfristig zu erwerben
* wünschenswert wären Kenntnisse von Content-Management-Systemen (insbesondere TYPO3) und Studienmanagementsystemen (AlmaWeb) bzw. die Bereitschaft, diese zu erwerben
* organisatorische Fähigkeiten, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Selbstständigkeit
* soziale Kompetenz und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit Mitarbeitenden und Studierenden der Universität sowie Externen
Das bieten wir Ihnen
* einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich im spannenden Umfeld einer großen Universität
* die Mitarbeit in einem freundlichen, hilfsbereiten und leistungsstarken Team
* flexible Arbeitszeiten und Mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
* eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
* vielfältige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
* eine Vergütung gemäß Tarifvertrag der Länder inklusive Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
* ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)
* umfangreiche Verpflegung in den Mensen und Cafeterien des Studentenwerks Leipzig
Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung brauchen Perspektivenvielfalt. Die Universität setzt sich deshalb für Diversität und Chancengerechtigkeit ein. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Die Universität strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung.
Bei gleicher Eignung werden Menschen mit Schwerbehinderung oder ihnen nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt. Sollten Sie im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens Fragen zur Barrierefreiheit oder Unterstützungsbedarf haben, kontaktieren Sie die Schwerbehindertenvertretung der Universität Leipzig unter
schwerbehindertenvertretung@uni-leipzig.de
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Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum 12. Dezember 2025 (Fristverlängerung) über unser Online-Bewerbungsportal zu.
Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte telefonisch an das Dekanat unter 0341/97-35602.
https://uni-leipzig.b-ite.careers/jobposting/281c62256f57da46fc9c7b8ca4e0e32cabd6c890