Die Gemeinde Gräfelfing ist mit rund 14.000 Einwohnern im Landkreis München gelegen. Als zukunftsorientierte Verwaltung sind wir modern, bürger- und mitarbeiternah.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Team der zentralen Dienste im Hauptamt eine engagierte
Assistenz für das Vorzimmer des 1. Bürgermeisters (m/w/d)
in Voll- oder Teilzeit (mind. 35 Std.)
Aufgaben
* Terminkoordination für den 1. Bürgermeister
* Allgemeine Sekretariatsaufgaben (u. a. E-Mail, Schriftverkehr, Wiedervorlagen, Telefon, zentrale Postbearbeitung, digitale und analoge Ablage)
* Sitzungsdienst vor allem für den Gemeinderat – ca. 12 x im Jahr (u. a. Jahres-Sitzungsplanung, Erstellung der Sitzungsunterlagen, Sitzungsladung, Protokollerstellung, Veröffentlichung, Bearbeitung von Fraktionsanträgen & Gremienanfragen) unter Anwendung des Sitzungsprogramms more rubin
* Koordination von Ehrungen, Jubiläen, Auszeichnungen und Glückwünschen
* Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
* Vertretung des Vorzimmers der Geschäftsleitung
Profil
* Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), des Beschäftigtenlehrgangs | bzw. zum Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder Vergleichbares
* Berufserfahrung idealerweise in einer Vorzimmertätigkeit und in den o. g. Aufgabenbereichen
* Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise als ausgeprägtes Organisationstalent
* Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Verschwiegenheit und Loyalität
* Verbindliches, lösungs- und serviceorientiertes Auftreten, Bürgerfreundlichkeit sowie gute Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
* Sehr gute EDV-Kenntnisse idealerweise auch mit more rubin bzw. die Bereitschaft, sich in das Sitzungsdienstprogramm und Ratsinformationssystem einzuarbeiten (more rubin)
* Zeitliche Flexibilität und Bereitschaft zur Arbeit auch in den Abendstunden (Sitzungsdienst)
Wir bieten
* Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit für und mit dem 1. Bürgermeister in einem motivierten Team und angenehmen Arbeitsumfeld
* Leistungsgerechte Vergütung bis Entgeltgruppe 8 TVöD
* Monatliche Arbeitsmarktzulage (bis ca. 730 €)sowie Großraumzulage München (270 €)
* Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie eine leistungsorientierte Bezahlung nach § 18 TVöD
* Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge mit der Möglichkeit zur freiwilligen Aufstockung
* Gleitende Arbeitszeit mit großzügigen individuellen Zeitmodellen
* Einen krisensicheren und modernen Arbeitsplatz mit hochwertiger IT-Ausstattung
* Optimale Verkehrsanbindungen an der S6 – Gräfelfing und der A 96 sowie ausreichend kostenfreie Parkmöglichkeiten
* Sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
* Gesundheitsförderungsmaßnahmen wie z. B. den EGYM Wellpass
Die konkrete Eingruppierung erfolgt nach den tarifrechtlichen Bestimmungen je nach Qualifikation, Berufserfahrung und übertragener Tätigkeit.
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