Wir suchen für unseren Kunden in Ulm, eine renommierte Institution im öffentlichen Sektor, zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n engagierte*n kaufmännische*n Sachbearbeiter*in in Teilzeit. Die Position ist im Rahmen einer Projektbesetzung für eine voraussichtliche Dauer von 6 Monaten zu besetzten, mit Chancen auf Verlängerung und/oder Übernahme. Deine Aufgaben Du verantwortest das proaktive Einholen von Angeboten sowie das Auslösen und Nachverfolgen von Bestellungen Die sachlich richtige Rechnungsprüfung wird von dir souverän übernommen Die Steuerung externer Dienstleister in Bereichen wie Wachschutz, Reinigung oder Hausmeisterdiensten liegt in deinen Händen Dir obliegt die strukturierte Verwaltung von Schlüsseln und die professionelle Ausweiserstellung Du pflegst und aktualisierst eigenständig Dokumentationen, Handbücher und Anweisungen für den Werkschutz Das Führen von Protokollen bei wichtigen Meetings gehört zu deinem Arbeitsalltag Die Digitalisierung und Pflege der Daten im Dokumentenmanagementsystem treibst du voran Du erstellst und überarbeitest Servicehanddokumentationen für unterschiedliche Fachbereiche Regelmäßige Prüfungen der Betriebsanweisungen auf ihre Aktualität führst du gewissenhaft durch Das Veranstaltungs- und Raumbuchungsmanagement wird durch deine tatkräftige Unterstützung ergänzt Du bearbeitest und pflegst eingehende Tickets im internen FM-Tickettool Die Verwaltung technischer Geräte rundet dein vielfältiges Aufgabengebiet ab Dein Profil Du bringst eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine fachliche Ausbildung im Dienstleistungsumfeld mit Fundierte Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen setzt du sicher ein Idealerweise verfügst du bereits über erste Erfahrungen in der Serviceindustrie oder im Facility Management Eine freundliche und kommunikative Art zeichnet dich im Kontakt mit Kolleg*innen und Kund*innen aus Du arbeitest am liebsten im Team und schätzt den gemeinsamen Austausch Eine hohe Lernbereitschaft sowie eine selbstständige Arbeitsweise bringst du ganz natürlich mit Was du erwarten darfst Ein strukturierter Onboarding-Prozess und ein moderner Arbeitsplatz in einem stabilen Umfeld Wertvolle Einblicke in die Strukturen des öffentlichen Dienstes Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit bei einem der renommiertesten Forschungszentren Deutschlands Ein kollegiales und unterstützendes Team, das sich auf deine Mitarbeit freut