Die Calia Akademie GmbH ist eine zertifizierte Bildungseinrichtung mit Fokus auf praxisnahe Weiterbildungen in Digitalisierung, Online-Marketing und KI-gestützter Automatisierung. Wir suchen eine verlässliche Unterstützung, die unsere Akademieorganisation im Tagesgeschäft strukturiert voranbringt.
Ihre Aufgaben
* Sekretariat & Office: Termin- und Kalenderkoordination, Post-/E-Mail-Korrespondenz, Telefonannahme, Dokumenten- und Vorlagenpflege.
* Kurs- & Dozentenorganisation: Planung von Unterrichtseinheiten (Kalender/ Online-Slots), Kommunikation mit Dozenten und Teilnehmern, Pflege des Lernmanagementsystems (z. B. Kurslisten, Anwesenheiten, Zertifikate).
* Abrechnung & Buchhaltung (vorbereitend): Erfassung und Prüfung von Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Honorarübersichten für Dozenten, Reisekosten-/Auszahlungslisten, Übergabe an den Steuerberater.
* Recruiting Dozenten: Ausschreibungen veröffentlichen, Bewerbungen sichten, Erstvorauswahl, Terminierung von Gesprächen, Pflege des Talentpools.
* Teilnehmenden-Support: Onboarding, Vertrags-/Teilnahmeunterlagen, Bescheinigungen, Zertifikatsversand, Auswertung von Feedback.
* Qualitätsmanagement (unterstützend): Pflege relevanter Dokumente, Prozess-Checklisten, Vorlagen und Nachweise; Mithilfe bei internen Audits; Monitoring von KPIs (z. B. Teilnehmendenzufriedenheit, Abschlussquoten etc.).
* Kursplanung/-weiterentwicklung (je nach Qualifikation): Zuarbeit bei Curricula, Termin-/Modulabstimmung, Material- und Trainerbriefings.
Ihr Profil
* Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Schulbetrieb oder Ausbildung im Bereich Rechtsanwaltsfachangestellte & Steuerfachangestellte willkommen
* Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und Freude an Kommunikation.
* Sicher mit MS Office/Google Workspace; idealerweise Erfahrung mit Lernplattformen / Video-Tools
* Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift; freundlich-verbindliches Auftreten.
* Plus (kein Muss): Erfahrung mit Dozenten- / Lehrkraftkoordination, Rechnungs- / Honorarwesen.
Wir bieten
* Sinnvolle Aufgabe: Bildung mit echtem Praxisnutzen für Unternehmen.
* Flexibilität: Planbare Zeiten, Teilzeit möglich.
* Entwicklung: Interne Weiterbildungen (u. a. KI-Tools, Digitalisierung), klare Einarbeitung, Perspektiven Richtung Kursplanung / QM.
* Ausstattung & Tools: Moderne Arbeitsmittel, effiziente Software-Workflows.
Rahmen & Hinweise
* Arbeitsort: Chemnitz (Hybrid/Homeoffice nach Absprache)
* Arbeitszeit: 20–30 Std. / Woche
* Vertragsart: Unbefristet
* Diskretion & Chancengleichheit sind selbstverständlich.
Bewerbung
Kurzanschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse / Zertifikate und möglicher Starttermin bitte per E-Mail an -
Art der Stelle: Teilzeit
Gehalt: ab 18,00€ pro Stunde
Leistungen:
* Betriebliche Weiterbildung
* Erfolgsbeteiligung
* Flexible Arbeitszeiten
* Kostenlose Getränke
* Kostenloser Parkplatz
Ausbildung:
* Lehre/Ausbildung (Erforderlich)
Berufserfahrung:
* Bürotätigkeiten: 1 Jahr (Wünschenswert)
* Sektretär: 1 Jahr (Wünschenswert)
* Microsoft Office: 1 Jahr (Wünschenswert)
Sprache:
* Deutsch (Wünschenswert)
Arbeitsort: Vor Ort