Assistent der Bereichsleitung
(m/w/d)
Arbeitnehmerüberlassung Erlangen Startdatum: sofort Referenznummer: 862225/1
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Aufgaben
1. Umfassende Assistenz der Bereichsleitung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
2. Eigenständige Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumentationen nach vorgegebenen Vorlagen
3. Aufbereitung von Informationen inkl. Erstellung und Pflege komplexer Excel-Dateien
4. Koordination bereichsübergreifender Themen in Abstimmung mit dem Management
5. Allgemeine Sekretariatsaufgaben im Front- und Backoffice
6. Professionelle Bearbeitung des E-Mail-Postfachs sowie Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen
7. Organisation und Priorisierung eines dynamischen Führungskräfte-Kalenders
8. Planung und Koordination komplexer Termine, Meetings und Geschäftsreisen
9. Organisation und Buchung nationaler und internationaler Reisen
10. Erstellung und Kontrolle von Reisekostenabrechnungen für die Führungskraft und Teile des Teams
11. Unterstützung beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden
12. Betreuung neuer Teammitglieder hinsichtlich administrativer und organisatorischer Belange
13. Ansprechpartner für interne und externe Kollegen sowie Geschäftspartner
Profil
14. Abgeschlossene kaufmännische oder fachbezogene Ausbildung
15. Fundierte Berufserfahrung in der Assistenz / Sekretariatsarbeit auf Führungsebene
16. Sicherer Umgang mit Führungskräften auf allen Hierarchieebenen, inkl. Vorstandsebene
17. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
18. Fundierte Erfahrung in der Reiseplanung sowie in der Reisekostenabrechnung
19. Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
20. Sehr gute Anwendungssicherheit in gängigen Office-Tools
21. Hohe Organisationsfähigkeit, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
22. Hohe Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Ergebnisorientierung
23. Professionelles und freundliches Auftrete
24. Teamfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Schnittstellen
25. Flexibilität, Belastbarkeit sowie interkulturelle Kompetenz
Benefits
26. Sie profitieren an dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilem Partner
27. Vergütung im Tarifvertrag der Branche (GVP)
28. Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tage
29. Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung von Überstunden oder Freizeitausgleich
30. Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit