Zur Unterstützung des vhs-Serviceteams
sucht unsere Volkshochschule Mittleres Taubertal e. V. baldmöglichst,
spätestens zum 30.09.2025, eine/n
Verwaltungsmitarbeitende/n (w/m/d)
(Sekretariat / Kursbetreuung)
- Sie beraten unsere Teilnehmer/innen bei der Auswahl aus unserem umfangreichen Kursangebot.
- Von der Anmeldung über die termingerechte Durchführung bis hin zum Kursabschluss und Statistiken sorgen Sie für einen zuverlässigen Ablauf und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale unserer Veranstaltungen.
- In fachübergreifenden Projekten wirken Sie mit an der Gestaltung und Durchführung neuer Kursangebote.
- Für die umfangreiche organisatorische Betreuung der Kurse sind Sie auch abends und am Wochenende im Einsatz.
- Sie unterstützen die Organisation von Gesprächen und Treffen mit Kursträgern, Kooperationspartnern und Kursleitenden, nehmen daran teil und führen Protokoll.
- Sie beantragen nach Vorgabe Fördermittel und Fahrtkosten sowie rechnen diese selbstständig gegenüber den Empfängern und den verschiedenen Mittelgebern ab.
- Sie koordinieren Einstufungstests und Beratungsveranstaltungen für unsere Teilnehmer/innen und wirken bei deren Durchführung mit.
- Sie führen die hausinterne Dozentenbibliothek und sind für die Ausgabe und das Leihwesen der Kursbücher und Unterrichtsmaterialien verantwortlich.
- Durch Ihre Zuverlässigkeit im Anmeldewesen und bei der Kursabrechnung leisten Sie eine wichtige Zuarbeit zur Finanzbuchhaltung
- Sie arbeiten aktiv im Qualitätsentwicklungsprozess und im Datenschutz gemäß EU-DSGVO mit.
Wir erwarten:- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau /-mann oder in der öffentlichen Verwaltung
- Muttersprachliche Kenntnisse Deutsch bzw. Sprachkenntnisse auf C1-Niveau in der deutschen Sprache
- sprachliche Sicherheit in Rechtschreibung und Stil sowohl im mündlichen als auch schriftlichen Ausdruck in der deutschen Sprache
- Gute Englischkenntnisse
- Fähigkeit zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeit
- Analytische und problemorientierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit Zahlen und Berechnungen
- Sicherer Umgang mit den MS-Office-Programmen (Word, Excel. PowerPoint, Outlook Exchange und Internet)
- Überdurchschnittliche Befähigung zur Abfassung von Texten im Rahmen von Protokoll- bzw. Schriftführungen, d. h. schnelle Auffassungsgabe, gutes Hörvermögen, sicherer, klarer Formulierungsstil, schnelle Schreibfähigkeit auf PC-Tastaturen
- Interesse an einer eigenverantwortlichen Tätigkeit
- Fortbildungsbereitschaft
- Sicheres Auftreten, Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
- Bereitschaft zur Wechselschicht (vormittags 9-13 Uhr bzw. nachmittags 15-19 Uhr)
- Belastbarkeit und Flexibilität (Nachmittag-/Abend-/Wochenenddienste)Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Haushaltsrecht, Kommunalrecht, Steuerrecht, Leistungsfälle bearbeiten, Controlling, Buchführung, Buchhaltung, Drittmittelmanagement, Kalkulation, Personalverwaltung, Personalwesen, Marketing, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, DTP-Anwendung Publisher (MS Office), Projektplanungssoftware MS Project (MS Office), Kassenwesen (öffentliche Verwaltung), Spracherkennungssoftware, Notizprogramm OneNote (MS Office), Verwaltungsrecht, Kosten- und Leistungsrechnung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung, Personalplanung
Erweiterte Kenntnisse: Berichtswesen, Information, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, Einkauf, Beschaffung, Zahlungsverkehr, Präsentationsunterlagen erstellen, Abrechnung
Expertenkenntnisse: Ablage, Registratur, Korrekturlesen, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Datenübernahme, Datenaufbereitung, Kundenberatung, -betreuung, Auftragsannahme, -bearbeitung, Ausweis-, Pass- und Meldewesen, Büromaterialverwaltung, Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang, Postbearbeitung, Protokollieren, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office)
in Teilzeit mit 20 Wochenstunden (befristet)
Bei Vorliegen entsprechender Ausbildung könnte die Stelle mit der Teilzeitstelle „Pädagogische Assistenz“ kombiniert werden.- Eine interessante und abwechslungsreiche Aufgabe mit leistungsgerechter Eingruppierung in Anlehnung an TVöD 6, mit Möglichkeit eines Bewährungsaufstiegs bei entsprechenden Voraussetzungen.
- Die Stelle ist baldmöglichst, spätestens zum 30.09.2025, zu besetzen.
- Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine Weiterbeschäftigung ist angedacht.
W / m / d haben bei uns die gleichen Chancen. Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt.
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