So sieht der Verantwortungsbereich aus:
1. Verhandlungsunterstützung inkl. Dokumentenmanagement und Vorbereitung
1. Versionierung: Sicherstellen, dass immer die aktuelle Version eines Vertragsentwurfs vorliegt und Änderungen nachverfolgt werden.
2. Zusammenstellung: Zusammenkopieren von Anhängen, Anhängen von Signaturen oder Zusammenstellen aller relevanten Unterlagen für die Meetings.
3. Formatierung & Korrektorat: Überprüfung der Formvorschriften, Rechtschreibung und einheitlichen Formatierung (bei nicht juristischen Texten).
4. Gewissenhafte Pflege der Ablage von Vertragsdokumenten
2. Terminkoordination
5. Meeting-Planung: Abstimmung von Terminen mit allen internen und externen Ansprechpartnern (Outlook, WebEx).
6. Nachhalten von Terminzusagen
7. Raumreservierung: Buchen geeigneter Besprechungsräume mit der nötigen Technik (Beamer, Videokonferenz).
3. Kommunikation und Organisation
8. Protokollführung: Anfertigen von Ergebnisprotokollen oder To-Do-Listen während der Sitzungen (in Abstimmung mit dir).
9. Einladungen: Versenden von Kalendereinladungen mit allen notwendigen Informationen (Agenda, Zugangsdaten, Ort).
10. Follow-up: Versenden von schriftlichen Bestätigungen oder "Danke"-Mails nach den Terminen.
11. Konsequentes Nachhalten von Zulieferungen der Fachbereiche & Kundenansprechpartner.
12. Pflege der Kontaktliste: Aktualisieren von Adressen, Telefonnummern und Zuständigkeiten der Ansprechpartner im CRM oder Outlook.
4. Vor-Ort-Unterstützung
13. Empfang: Begrüßen der Gäste und Begleitung zum Besprechungsraum.
14. Verpflegung: Organisieren von Getränken oder Snacks während langer Verhandlungsrunden.
15. Technik-Check: Sicherstellen, dass Beamer und Konferenzsysteme funktionieren.
Das erwarten wir:
16. Studium der Betriebswirtschaft, Rechtswissenschaften, o.ä.
17. Sehr gute Deutschkenntnisse (Mind. C1-Niveau) verbunden mit sehr guter Ausdrucksweise (schriftlich und mündlich)
18. Gut Vertraut im Umgang mit den MS Office Produkten
19. Eigenständige, qualitäts- und lösungsorientierte Arbeitsweise
20. Kommunikationsfreude
21. Teamfähigkeit und Serviceorientierung
22. Engagement und hohe Lernbereitschaft