Wir suchen Sie als Hauptassistent
Ihre Aufgaben
* Als erster Ansprechpartner für unsere Geschäftspartner, Behörden und Kunden am Empfang und Telefon sind Sie der erste Eindruck, den wir vermitteln.
* Sicherstellung eines professionellen und effizienten Office-Managements:
o Beschaffung von Büromaterialien
o Angebotseinholung
o Rechnungsprüfung und -freigabe
* Betreuung der Mitarbeiter:
o Organisation Arbeitsmittel
o Organisation Schulungen
o Verwaltung Urlaubsplanung
o Verwaltung Reise- und Auslagenabrechnung
* Terminkoordination und Reiseorganisation sowie das Erstellen von Reporting-, Präsentations- und Besprechungsunterlagen
* Korrespondenz mit Projektbeteiligten, Lieferanten, Hausverwaltung, Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie das Buchen von Rechnungen und Übertragung in das Projektkostencontrolling
* Entlastung der Projektleitung im Tagesgeschäft bei allen weiteren anfallenden Aufgaben sowie Übernahme eigenverantwortlicher Sonderprojekte
* Unterlagenverwaltung/-ablage (Planunterlagen, Schriftverkehr und Dokumente) sowie Datenpflege hinsichtlich Kontaktdaten oder diverser Datenbanken
* Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen, inklusive Dokumentationen, Nachverfolgung und Aktenablage, Anlegen und Führen von Projektakten
Ihr Profil
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* Einschlägige Erfahrungen in einer Assistenzposition, vorzugsweise in der Bau-, Projekt-, Immobilien- oder Bauträgerbranche
* Gutes Zahlenverständnis sowie ein ausgeprägter kaufmännischer Sachverstand
* Ein freundliches, gepflegtes sowie sicheres Auftreten, hervorragende kommunikative Fähigkeiten sowie eine schnelle Auffassungsgabe
* Hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Flexibilität
* Sie sind ein Organisationstalent, agieren auch im hektischen Tagesgeschäft routiniert sowie strukturiert und überzeugen durch eine selbständige, zuverlässige und gewissenhafte Arbeitsweise
* Sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten
* Sehr gute Deutschkenntnisse
Warum Sie bei uns arbeiten?
* Unerlässliche Fähigkeiten zum Erfolg
* Weitreichende Möglichkeiten zur Weiterentwicklung
* Zentrale Lage unseres Bürogebäudes mit gutem ÖPNV-Anschluss
* Kostengünstige Krankenzusatzversicherung (Professionelle Zahnreinigung, Sehhilfen bis 300 €, Behandlung durch Heilpraktiker und Osteopathen, IGEL-Leistungen)
* Corporate Benefits (Mitarbeitervergünstigungen für viele Onlineshops)
* Kostenfreier Zugang zur Sprach-App Babbel
Machen Sie einen Schritt in Ihre Zukunft!