Aufgabenbeschreibung
1. administratives Management und selbstständige Führung des Fachgebietssekretariats Elektromechanische Konstruktionen
2. Unterstützung und Koordination der Organisations- und Verwaltungsaufgaben des Fachgebiets innerhalb und außerhalb der Universität in deutscher und englischer Sprache
3. projektbegleitende und finanztechnische Administration von Drittmittelprojekten
4. Mitwirkung bei der Fachgebietsbudgetierung und Verwaltung von Inventar und Räumen
5. Administration der Haushaltsmittelbewirtschaftung sowie der Beschaffungs- und Personalprozesse des Fachgebiets
6. Betreuung der Internetpräsenz und Pflege der Datenbanken sowie Mitwirkung beim Dokumentations- und Berichtswesen
7. Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen, Mitwirkung bei der Erstellung von Lehrmaterialien und Administration sämtlicher Studierendenangelegenheiten des Fachgebiets
Erwartete Qualifikationen
8. erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffrau*mann für Büromanagement bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und Personal
9. fundierte Erfahrungen in selbständiger Sekretariatsarbeit/Assistenz bei Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie bei Personal- und Beschaffungsprozessen
10. vielseitige Fachkenntnisse in relevanten Betriebssystemen und prozessrelevanter Software, vor allem MS-Office-Anwendungen, SAP und Typo3
11. sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Erwünscht:
12. Teamorientierte, effiziente und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke sowie die Bereitschaft, sich in neue Aufgabenfelder einzuarbeiten
13. betriebswirtschaftlicher Abschluss wie Betriebswirt*in wünschenswert
14. Kenntnisse der Kosten- und Ergebnisrechnung, Budgetierung und Finanzplanung
15. Erfahrungen mit universitären Verwaltungsvorgängen, Organisations- und Zuständigkeitsstrukturen sowie bei der Administration von (Drittmittel-)Projekten wünschenswert