Stellenbeschreibung
Ein guter Job kann so viel bewirken. Bei uns sogar zweite Lebenschancen! Als internationale gemeinnützige Organisation ist es unser Ziel, weltweit so vielen Blutkrebspatient:innen wie möglich eine zweite Chance auf Leben zu geben und Zugang zu Stammzelltransplantationen zu verschaffen. Um noch mehr Patient:innen zu helfen, brauchen wir regelmäßig Verstärkung von engagierten und hochqualifizierten Mitarbeitenden mit Persönlichkeit. In einem weltweiten Netzwerk von rund 1.500 DKMS-Kolleg:innen möchten wir gemeinsam mit Ihnen und über 12,5 Mio. registrierten Spender:innen weiter an diesem Ziel arbeiten. Das DKMS Donor Center ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der DKMS. Das Donor Center hat die primären Aufgaben der Spenderregistrierung, Spenderbetreuung und Spendervermittlung. Für die weitere Verbesserung der Arbeitsabläufe in unserer Workup-Abteilung suchen wir ab sofort in Tübingen eine Assistenz (m/w/d) der Abteilung Koordination Spenderbetreuung Tübingen (Teilzeit 50%, unbefristet) IHRE AUFGABEN: Koordination und Planung interner und externer Termine, Besprechungen und Hospitationen sowie deren Protokollierung (Deutsch und Englisch) Unterstützung bei der Organisation größerer Veranstaltungen wie Symposien, Abteilungsevents und Workshops Erstellung und Aktualisierung von Präsentationen (Deutsch und Englisch) Recherche und Aufbereitung von Themen für die Abteilungsleitung Beauftragung und Organisation von Dolmetschern zur Begleitung von Spender:innen Unterstützung bei Projektaufgaben bzw. Teilnahme an Arbeitsgruppen und Projektgruppen Prüfung von Rechnungen und Kreditkartenabrechung inkl. Einholen fehlender Belege und Klärung von Rückfragen z. B. mit der Finanzbuchhaltung Erstellung und Aktualisierung von Informationsunterlagen wie z. B. Flyern der Entnahmekliniken sowie deren Abstimmung mit Stakeholdern Klärung und Bearbeitung diverser Themen zu den Reisemöglichkeiten der Spender:innen wie z. B. Hotelzuteilungen, Probleme, Kostenübernahmen für Hotels in Zusammenarbeit mit dem Reisemanagement sowie Bearbeitung von Quality Incidents Hotels, Reisebüro, Labor inkl. Verfassen von Stellungnahmen UNSERE ANFORDERUNGEN: Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung; idealerweise in den Bereichen Büro- oder Praxismanagement, Kundenservice oder Tourismus Gewissenhafte und selbständige Arbeitsweise Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie Serviceorientierung und Kommunikationsstärke Sorgfältige und selbständige Arbeitsweise Gute EDV-Kenntnisse sowie sehr gutes Organisations- und Koordinationstalent Sehr gute Englischkenntnisse Kenntnisse im medizinischen Bereich sind von Vorteil WAS WIR BIETEN: Einen sinnhaften Job, der Menschen eine zweite Chance auf Leben ermöglicht Eine wertschätzende Firmenkultur und ein kollegiales Betriebsklima Flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum teilweise mobilen Arbeiten (bis zu 125 Tage pro Jahr) Ein attraktives Vergütungsmodell inkl. Zusatzleistungen wie vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge 30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen Sabbatical-Angebot Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot Kostenloses Angebot an Obst, Wasser, Kaffee und Tee Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z. B. Jobrad, Gesundheitskurse in Kooperation mit einer großen Krankenkasse etc.) Mitarbeiterangebote im Rahmen von Corporate Benefits INTERESSE? Die DKMS ist eine gemeinnützige Organisation, die sich aktiv Herausforderungen stellt. Unsere Mitarbeiter:innen sind hoch qualifiziert und motiviert. Wir freuen uns auf Verstärkung durch Sie und auf Ihre Online-Bewerbung!