Aufgaben
* Sie übernehmen das Meeting-Management, welches die Erstellung und Pflege eines Projekt-Meeting-Kalenders, die Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie die Protokollierung der To-dos und Ergebnisse beinhaltet
* Sie unterstützen aktiv beim Aufgabenmonitoring und Aufgabencontrolling insbesondere hinsichtlich der Koordination der offenen Posten Liste im Projekt und der Schnittstellenkoordination zum Projekt Office des Projektsteuerers
* Zudem sind Sie bei der Pflege der Projekttools, insbesondere Pflege der Berechtigungen, Pflege / Erweiterung der Strukturen und ggf. der Pflege der Inhalte unterstützend tätig
* Sie übernehmen die formale Kontrolle der Leistungsnachweise der externen Dienstleister sowie die formale Prüfung der Rechnungen inklusive Eingangsüberwachung und Erinnerung und führen einen ersten Abgleich mit Planansätzen sowie einen Plausibilitäts-Check durch
* Sie unterstützen bei der Koordination der externen Dienstleister und der Kommunikation mit diesen. Dabei sind Sie erste Anlaufstelle für Fragen und agieren als Schnittstelle zwischen internen und externen Beteiligten
Profil
* Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (IHK) zum Kaufmann für Digitalisierungsmanagement, Kaufmann für IT-System Management oder Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
* Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position idealerweise als Projektassistenz (gerne im IT-Bereich)
* Sie bringen sehr gute Kenntnisse und einen routinierten Umgang in den gängigen MS Office Anwendungen mit
* Erfahrungen mit Projekt-Tools (z.B. Jira) oder Kenntnisse in MS-Project sind wünschenswert
* Sie haben eine stark ausgeprägte Fähigkeit, adressatengerecht in Wort und Schrift zu kommunizieren und besitzen Deutschkenntnisse, welche mindestens dem Sprachniveau C1 (fließend in Wort und Schrift) entsprechen
Benefits
* Durch Ihre Kandidatur über Hays sind Sie Teil einer kleinen, passgenauen Auswahl, die dem Kunden für diese Position präsentiert wird
* Engagiertes, innovatives, freundliches Team
* Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
* Herausfordernde Projektinhalte