Details zu diesem Stellenangebot
Jobtitel Administrative/r Koordinator/in (m/w/d) Einsatzbereich Institut für Zellbiologie (Tumorforschung) Stellenart Nichtwissenschaftliche Stelle Stellen-ID 12489 Eintritt Nächstmöglicher Zeitpunkt Umfang Vollzeit; 38,5 Std. Vertragsart Befristet Befristung 30.09.2028; Projektbefristung gem. §14 Abs. 1 TzBfG Vergütung EG 9b TV-L Rückfragen an
Frau Prof. Verena Jendrossek
Frau Melanie Zeuner
Frau Lisa Bachmann
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Ihre Aufgaben
1. Unterstützung bei der administrativen Koordination, Budgetkoordination und Abwicklung von Forschungsvorhaben (u. a. DFG Graduiertenkolleg)
2. Verantwortlichkeit für die zentralen Budgets in Abstimmung mit der wissenschaftlichen Koordinatorin, den Projektleiterinnen und Projektleitern, der Administration des Instituts für Zellbiologie (Tumorforschung) und der Verwaltung des UK Essen
3. Umsetzung der Finanz- und Personalplanung und Kontrolle der in den zugeteilten Drittmittelkonten vorhandenen Mittel, auch unter Berücksichtigung des Globalbudgets des Instituts
4. Vertrauensstelle an der Schnittstelle zwischen Vorstand, Arbeitsgruppenleitungen, Administration sowie externen Instanzen und Kooperationspartnern
5. Kommunikation mit Förderinstitutionen und Kooperationspartnern und Vorbereitung von Schriftsätzen in deutscher und englischer Sprache
6. Eigenständige Organisation, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich der Erstellung von Protokollen
7. Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen, Berichten und Förderanträgen in deutscher und englischer Sprache
8. Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen
9. Unterstützung bei der Planung, Organisation, Budgetierung und Durchführung von Klausurtagungen und anderen Veranstaltungen
10. Erstellung von Qualitätsstandards und Qualitätssicherung in der Administration durch Erstellen und Überprüfen der Einhaltung von SOPs und Checklisten in Zusammenarbeit mit dem Koordinationsteam
11. Vorbereitung von Materialien für die Homepage, für Vorträge und für soziale Medien
Ihr Profil
12. Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem Dokumentationsberuf, administrativen Beruf, Finanzbereich oder erfolgreich abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium im Bereich Betriebswirtschaft oder vergleichbares Studium
13. Einschlägige Berufserfahrung in der administrativen Abwicklung von Forschungsvorhaben sowohl im Drittmittel- als auch im Haushaltsbereich mit umfassenden Kenntnissen der relevanten Vorschriften
14. Erfahrungen in der administrativen Koordination von Forschungsverbünden, insbesondere Budgetkoordination, sind von Vorteil
15. Erfahrungen mit Leitungsaufgaben in der Betriebsorganisation und im Umgang mit dem Globalbudget eines Forschungsinstituts sind von Vorteil
16. Strukturierte Vorgehensweise, Organisationstalent sowie gute analytische und konzeptionelle Fähigkeiten und lösungsorientiertes Arbeiten
17. Sehr gute EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS-Office und SAP
18. Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
19. Kommunikationsfähigkeit, Entscheidungsfähigkeit, Sozialkompetenz, Teamfähigkeit, und Stressresistenz
20. Ein hohes Maß an Selbstständigkeit, persönlichem Engagement, Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein und eine der Vertrauensstelle angemessene Diskretion sind zwingend notwendig
Freuen Sie sich auf
21. Eine anspruchsvolle und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kreativen und motivierten Team an einem renommierten Forschungsinstitut
22. Ein abwechslungsreiches und vielseitiges Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum
23. Ein attraktives Arbeitsumfeld, in dem Ihre Kreativität und Ihr Engagement gefragt und geschätzt sind, mit der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
24. Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
25. Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
26. 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
27. Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
28. Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
29. Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder,
30. Beratung und Unterstützung durch das MitarbeiterServiceBüro in allen Lebenslagen
31. Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
32. Aktives Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
33. Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze
Rahmenbedingungen
34. Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.
35. Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
36. Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet.
37. Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen.
38. Im Falle einer schriftlichen Bewerbung reichen Sie Ihre Unterlagen nur als unbeglaubigte Kopien ein und verwenden Sie keine Mappen, da keine Rückgabe erfolgt. Eine Vernichtung entlang der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird zugesichert.
39. Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.
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