Das bieten wir
* kostenfreie Parkplätze und Getränke
* sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst und eine hervorragende Einarbeitung durch die derzeitige Stelleninhaberin
* Übernahme im Kundenbetrieb
* umfangreiche Fort,- und Weiterbildungsangebote
Worauf du dich immer bei persona service verlassen kannst:
* 50 € monatlich geschenkt für deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
* Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
* kostenlose Nachhilfe für deine Kinder auf der Lern- und Nachhilfeplattform Ubimaster
* zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
* exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
* vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
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Stellenbeschreibung
* du organisierst und koordinierst das Institutssekretariat und leitest das Team der administrativen Mitarbeitenden
* die Institutsleitung unterstützt du organisatorisch und administrativ in allen Belangen
* Termin-, Reise- und Sitzungsmanagement sind bei dir in verlässlichen Händen
* du übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, inklusive Protokollführung
* die Bearbeitung der Korrespondenz, auch in englischer Sprache, zählt zu deinen täglichen Aufgaben
* du führst Bestellungen für Büroartikel sowie Labor- und Verbrauchsmaterialien durch
* du bist verantwortlich für die organisatorische Unterstützung und Abwicklung von Anrechnungen und Laborleistungen nach GOÄ
* bei Haushalts-, Drittmittel- und Personalangelegenheiten arbeitest du eng mit der Institutsleitung und relevanten Bereichen zusammen
* du unterstützt Stellenausschreibungen, Besetzungsverfahren und die Budgetplanung
Anforderungen
* du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Bereich Verwaltung/Sekretariat, z. B. als Verwaltungskaufmann (m/w/d), Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d), alternativ gerne auch einen Bachelorabschluss
* du bringst Berufserfahrung in der administrativen Assistenz mit, idealerweise im medizinischen oder universitären Umfeld
* erste Erfahrungen in der Personalführung konntest du bereits sammeln
* mit MS Office-Anwendungen und ERP-Systemen arbeitest du sicher und routiniert
* gute Englischkenntnisse bringst du mit
* Interesse an medizinischen Zusammenhängen und Laborabläufen sowie ein gutes Zahlenverständnis zeichnen dich aus
* du hast Freude daran, dich in die Gebührenordnung und Abrechnung für Ärzte (GOÄ) einzuarbeiten
* du bist geübt in der Rechnungsprüfung und Kontrolle von Lieferscheinen
* hohe Diskretion, Durchsetzungsvermögen und sehr gute kommunikative Fähigkeiten runden dein Profil ab
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