Ihre Aufgaben
Im Centrum für Translationale Medizin und Therapie (60 %)Sie übernehmen Verantwortung in der Organisationsentwicklung und unterstützen die administrative Abwicklung der klinischen Studien inkl. interner Finanzüberwachung. Sie übernehmen die nachstehenden Aufgaben und fungieren als zentrale Schnittstelle zum Dekanat der Medizinischen Fakultät OWL:
1. Unterstützung bei Verwaltung & Planung von Forschungsprojekten, u. a. Ermittlung des Finanzbedarfs & der verfügbaren Mittel, Erstellung von Ausgabenübersichten, Projektanträgen bzw. -berichten & Verwendungsnachweisen, sowie bei der Planung der Mittel, inkl. Überwachung der Mittelabflüsse
2. Büroorganisation, insbes. Mitgliederverwaltung des CTMT, Gestaltung & Pflege des Webauftritts, Planung von Lehrveranstaltungen, Aktenführung (teilweise in Englisch), Bearbeitung von Post, Telefonaten & E-Mails
3. Terminkoordination & Veranstaltungsorganisation, insbes. Planung des jährlichen Symposiums und Organisation einer CTMT Seminarserie (z. B. Reservierung von Tagungsräumen & Unterkünften, Vorbereitung der Räume, Reisekostenabwicklung, Erstellung & Versand von Einladungsschreiben, Flyern, etc.)
4. Empfang & Betreuung von Gästen
5. Bestellung von Büro- & Labormaterialien über SAP SRM
In der AG Translationale Pharmakologie (40 %)
6. Büroorganisation, insbes. Bearbeitung von Post, Telefonaten & E-Mails
7. Terminkoordinierung, Aktenführung (teilweise in Englisch), Kontaktpflege zu internen & externen Bereichen
8. sekretariatsmäßige Unterstützung bei Lehrveranstaltungen (z. B. FolienDesign, Pflege des digitalen Lernraums, Raumreservierung, Eintragungen im elektronischen Vorlesungsverzeichnis) & Prüfungen (z. B. Klausurfragen in Prüfungssoftware einpflegen)
9. Gestaltung & Pflege des Webauftritts & des Digital Signage Systems
10. Schreib-, Korrektur- & Layoutarbeiten insbes. von wissenschaftlichen Anträgen & Veröffentlichungen in deutscher & englischer Sprache
11. einfache Internetrecherchen, einfache Bibliotheks- und Literaturarbeiten
12. Bestellung von Büro- & Labormaterialien über SAP SRM
Ihr Profil Das erwarten wir
13. abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r)
14. alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
15. sehr gute Deutsch- & Englischkenntnisse in Wort und Schrift (v. a. Ausdrucksfähigkeit, Rechtschreibung, Grammatik)
16. sehr gute Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, ausgeprägte Serviceorientierung sowie verbindliches & freundliches Auftreten
17. ausgeprägtes Organisationstalent, sehr gutes Zeitmanagement
18. sehr gute Auffassungsgabe & Souveränität sowie Fähigkeit & Bereitschaft, sich neue und komplexe Inhalte schnell zu erschließen und sie lösungsorientiert anzugehen
19. selbstständiges Arbeiten in eigener Verantwortung sowie die Bereitschaft, sich an wechselnde Anforderungen anzupassen und proaktives Handeln
20. sichere Beherrschung gängiger Bürosoftware (insbes. MS Office), idealerweise auch mit SAP
21. Gender und Diversitykompetenz
Das wünschen wir uns
22. Erfahrung in der Hochschulverwaltung
23. erste Berufserfahrung in den Bereichen Teamassistenz / Officemanagement
24. Erfahrung in Finanzplanung und Ressourcenüberwachung, bzw. mit förderrechtlichen Bestimmungen
25. Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kund*innen
26. Erfahrungen in der Erstellung von Statistiken und Auswertungen mit Excel
27. Kenntnisse bzw. Erfahrungen im Umgang mit Homepages & SAP
Unser Angebot
28. Vergütung nach E8 TV-L
29. unbefristet
30. Vollzeit
31. interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
32. Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
33. Vereinbarkeit von Familie und Beruf
34. sicherer Arbeitsplatz
35. fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
36. flexible Arbeitszeiten
37. FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
38. gute Verkehrsanbindung
39. betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
40. modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
41. vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)