Kliniken der Stadt Köln gGmbH | online seit: 12/01/2025 BESTE MEDIZIN FÜR ALLE - DER MENSCH IM ZENTRUM UNSERES HANDELNS
Köln ist vielfältig, Köln ist bunt – und wir sind stolz darauf, die Menschen in der schönsten Stadt am Rhein als einer der größten Gesundheitsversorger der Region zu versorgen. Dabei bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz, Tarifverträge, viele Fort- und Weiterbildungen und Zulagen, die sich sehen lassen können.
Sie schauen nach vorne? Wir auch! In den kommenden Jahren wachsen wir zu einem Gesundheitscampus der hochqualifizierten Spezialmedizin in Köln-Merheim zusammen: mit modernster Ausstattung und allen Möglichkeiten fortschrittlichster Patient*innenversorgung.
Starten Sie jetzt in Ihre Zukunft mit uns und werden Sie Mitarbeiter*in der Kliniken der Stadt Köln!
Ihre Aufgaben:
1. Allgemeine Assistenz- und Verwaltungstätigkeiten zur Entlastung des pharmazeutischen Teams, wie die Pflege der Outlook Kalender
2. Koordination und Organisation interner Abläufe und Termine
3. Kommunikation mit internen und externen Partner*innen per Telefon und E-Mail sowie Empfang und Betreuung von Gästen und Partner*innen im Rahmen von Meetings und Terminen
4. Bearbeitung von Materialbestellungen, inkl. Bedarfsermittlung, Bestellung, Wareneingangskontrolle, Lagerpflege und Lieferverfolgung
5. Mitwirkung im Büro- und Verwaltungsmanagement, z. B. bei der Organisation von Besprechungen, Protokollführung und interner Kommunikation
6. Pflege und Verwaltung des Formularwesens, inkl. Aktualisierung von Vorlagen, internen Checklisten und digitaler Ablage
7. Erstellung und Bearbeitung von Anträgen und internen Freigabeprozessen, z. B. für Investitionen, Reparaturen
8. Unterstützung bei IT-nahen Aufgaben, z. B. bei der Pflege von Systemdaten
9. Sowie Unterstützung bei Inventurtätigkeiten
Das macht Sie fachlich und persönlich aus:
10. Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen (KiG) oder vergleichbare Qualifikation
11. Grundkenntnisse im Gesundheitswesen und Bereitschaft zur Einarbeitung in pharmazeutische Prozesse
12. Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise
13. Freundliches Auftreten sowie Freude daran das Team administrativ zu unterstützen
14. Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
15. Sicheres Anwenden von MS Office Software (Outlook, Excel, Word), z. B in Excel Funktionen sicher einpflegen und Tabellen auswerten, in Outlook Kalender und Aufgaben professionell verwalten oder in Word Serienbriefe und Etiketten erstellen
16. Flexibilität und Belastbarkeit, auch bei wechselnden Anforderungen
17. Eigeninitiative und Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten
18. Vorerfahrung und Verständnis für IT-nahe Prozesse (z. B. Stammdatenpflege, digitale Abläufe)
19. Kenntnisse im Formularwesen und Antragsschreibung sowie Erfahrung im Dokumentenmanagement und in der digitalen Ablage sind wünschenswert
20. Vergütung nach Entgeltgruppe 5 TVöD/VKA plus zusätzliche tarifgebundene Zahlungen
21. Betriebliche Altersvorsorge durch die arbeitgeberfinanzierte Zusatzversicherung (ZVK)
22. 30 Tage Urlaub und weitere freie Tage: Betriebsausflug, Heiligabend und Silvester
23. Entwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten je nach Berufsgruppe und Position (Entwicklungsgespräche, Führungs- und Kommunikationstraining, Gesundheitsförderung usw.)
24. Jobrad und CarSharing mit Cambio
25. Corporate Benefits, Vergünstigungen in vielen Geschäften und Online-Shops
26. Betriebs-KiTa-Plätze beziehungsweise Belegplätze, je nach Verfügbarkeit