Unsere Kita Villa Milla in Berlin Lichtenberg lebt von einem wertschätzenden Miteinander – sowohl im pädagogischen Alltag als auch in der Verwaltung. Damit im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert, suchen wir eine engagierte Büro-Leitung (m/w/d), die unsere administrativen Prozesse strukturiert begleitet. Wenn Sie gerne eigenverantwortlich arbeiten, Zahlen und Organisation mögen und gleichzeitig Teil eines herzlichen Umfelds sein möchten, freuen wir uns sehr darauf, Sie kennenzulernen.
* Einrichtung: Kita Villa Milla
* Schwerpunkt: Buchhaltung (Zuarbeit Steuerbüro) – Elternbeiträge/Mahnwesen – Vertragsmanagement Eltern – ISBJ (Senatssystem)
* Stellenumfang: Teilzeit, bis max. 20 Stunden/Woche
* Arbeitsbeginn: 01.03.2026 (1 Jahr befristeter Vertrag)
* Arbeitsort: überwiegend Homeoffice, ergänzend Präsenz in der Einrichtung/Office nach Bedarf (Aktenabgleich)
* Fachlich vorgesetzt: Geschäftsleitung
* Zusammenarbeit mit: Einrichtungsleitung, pädagogisches Team (Ein-/Austritte/Betreuungsumfang), Steuerbüro sowie Eltern/Erziehungsberechtigte
Aufgaben
Buchhaltung / Zuarbeit Steuerbüro
* Wöchentliche Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Vorbereitung der Zahlungsvorgänge (Lexware)
* Formale Rechnungsprüfung und Abstimmung mit der Geschäftsleitung
* Regelmäßiger Kontenabgleich und strukturierte Belegablage
* Vorbereitung und Dokumentation der Unterlagen für das Steuerbüro
(Keine eigenständige Abschluss- oder Steuerverantwortung)
Elternbeiträge & Mahnwesen
* Monatliche Kontrolle von ca. 150 Zahlungseingängen
* Zuordnung und Klärung offener Zahlungen
* Eigenständiger Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen
* Dokumentation der Mahnstufen und Kommunikation mit Eltern über die Kita-App
Vertragsmanagement Eltern
* Erstellung und Organisation der Betreuungsverträge inkl. Anlagen
* Steuerung des Unterschriftenprozesses und Nachverfolgung offener Verträge
* Digitale und physische Vertragsablage inkl. Versionierung und Archivierung
* Bearbeitung von Vertragsänderungen sowie Vertragsbeendigungen
(ca. 25 Vertragsstarts und ca. 25 Vertragsenden pro Jahr)
ISBJ (Senatssystem)
* Einpflege der Vertragsdaten spätestens 4 Wochen nach Vertragsunterschrift
* Fristgerechte Abmeldung bei Vertragsende
* Sicherstellung der Datenqualität und Dokumentation
Reporting & Administration
* Monatliche Auswertung aus Commitly für die Geschäftsführung
* Plausibilitätsprüfung und fristgerechte Weitergabe
* Datenschutzkonforme Dokumentation und Kommunikation
Arbeitsmodell
* Großteil der Tätigkeit im Homeoffice möglich
* Präsenztermine nach Bedarf zum Abgleich physischer Akten
* Ein fester Wochentag mit frühem Arbeitsbeginn wird verbindlich abgestimmt, um Elternanfragen zeitnah zu bearbeiten
Qualifikation
Fachliche Anforderungen (Muss)
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Praxiserfahrung in klassischer Buchhaltung bzw. buchhalterischer Sachbearbeitung
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln, idealerweise Lexware-Erfahrung
Wünschenswert (Kann)
* Erfahrung im Mahnwesen bzw. Forderungsmanagement
* Erfahrung im Vertrags- und Dokumentenmanagement
* Erfahrung mit Fachverfahren wie ISBJ oder vergleichbaren Systemen
* Erfahrung bei Prozessumstellungen (z. B. digitale Unterschriften)
Persönliche Kompetenzen
* Sehr sorgfältige, strukturierte und fristenorientierte Arbeitsweise
* Verbindliche und freundliche Kommunikation
* Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Arbeitsmittel & Systeme
* Lexware (Belegeingang/Kreditoren, Kontenabgleich)
* Commitly (monatliche Auswertung)
* ISBJ (Senatssystem)
* Kita-App zur Elternkommunikation
* Einrichtungseigene Software für Vertrags- und Dokumentenmanagement
Verantwortung:
* Fristgerechte Bearbeitung der Rechnungs- und Beitragsprozesse inkl. Mahnwesen
* Vollständige Vertrags- und Dokumentenführung (digital & physisch)
* Korrekte ISBJ-Einpflege und Abmeldung
Grenzen der Stelle:
* Keine eigenständige Abschluss- oder Steuerverantwortung
* Keine Rechtsberatung gegenüber Eltern (Sonderfälle an Geschäftsleitung)
* Zahlungen ausschließlich nach internem Freigabeprozess
Benefits
Wir bieten Ihnen ein flexibles Arbeitsmodell mit überwiegendem Homeoffice, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld sowie eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit viel Eigenständigkeit in einer familiären Kita-Atmosphäre.
Wenn Sie sich angesprochen fühlen, freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie vielleicht schon bald in unserem Team der Kita Villa Milla willkommen zu heißen.