Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung (w/m/d)24.10.2025 ADAC Nordbaden e.V. Karlsruhe
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Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung (w/m/d)
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Karlsruhe
Informationen zur Anzeige:
Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung (w/m/d)
Karlsruhe
Aktualität: 24.10.2025
Anzeigeninhalt:
24.10.2025, ADAC Nordbaden e.V.
Karlsruhe
Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung (w/m/d)
Über uns:
Der Regionalclub ADAC Nordbaden e.V. wurde 1947 gegründet. Mittlerweile arbeiten über 130 Mitarbeitende in unseren fünf Geschäftsstellen in Nordbaden. Hier kümmern wir uns um die Themen Mobilität, Reise & Urlaub, Versicherungen und natürlich die ADAC Mitgliedschaft. Wir legen Wert auf Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung .
Aufgaben:
* Steuerung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation im Namen von Vorstand und Geschäftsführung; Einhaltung der Kommunikationsvorgaben
* Selbstständige Organisation des Vorstands- und Geschäftsführungssekretariats inkl. Termin-, Fristen- und Sitzungskoordination (Kalender, Reisen, Besucher)
* Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen/Gremien (Einladungen, Tagesordnungen, Unterlagen, Protokolle); Pflege des Beschlussregisters und konsequentes Follow-up
* Organisation und Begleitung von Mitgliederversammlung, Hauptversammlung und weiteren Gremiensitzungen (Logistik, Dienstleistersteuerung, Budgetrahmen)
* Zentrale Betreuung der Ortsclubs in enger Zusammenarbeit mit dem Hauptamt (Ansprechstelle, Informationsfluss, Termin- und Dokumentenmanagement)
* Planung und Durchführung interner Veranstaltungen und Betriebsfeiern
* Dokumenten- und Informationsmanagement (Teams/SharePoint/DMS); Erstellung von Vorlagen und Präsentationen
* Standardisierung von Abläufen (Checklisten, Vorlagen) sowie Reporting an Vorstand/Geschäftsführung
* Schnittstellenmanagement zu Ehrenamt, Bereichen und externen Partnern
Qualifikationen:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion - idealerweise im Umfeld von Vorstand/Geschäftsführung/Gremien
* Ausgeprägtes Organisations- und Priorisierungsvermögen, proaktive und präzise Arbeitsweise
* Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; sichere Protokollführung und Beschlussverfolgung
* Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint); Erfahrungen mit DMS/Event-Tools von Vorteil
* Souveränes, serviceorientiertes Auftreten gegenüber Haupt- und Ehrenamt; hohe Loyalität, Diskretion und Teamfähigkeit
* Bereitschaft zu ganz gelegentlichen Einsätzen am Abend/ Wochenende im Rahmen von Gremien/Veranstaltungen
Wir bieten:
* Sie denken, ein Job sollte zufrieden machen? Wir auch. Wir sind da, um zu helfen - das sind wir, der ADAC. Vergütung - es geht schließlich auch ums Geld:Wir vergüten überdurchschnittlich und honorieren zusätzlich Ihre Zusatzqualifikationen und Berufserfahrung. Urlaub - nur mit Auszeit geht es gut: Freuen Sie sich auf 30 Tage Urlaub im Jahr. Weiterbildung - denn aus Stillstand wird Rückschritt: Schulungen, Weiterbildungen und Führungskräftetrainings - die individuelle Weiterbildung unserer Mitarbeiter liegt uns am Herzen.
* Ihr Arbeitsplatz - das Alltagszuhause: Wir bieten vielfältig flexible Arbeitszeitmodelle, und Sie arbeiten an einem modernen, ergonomischen Arbeitsplatz. Dazu sorgen wir mit vielen weiteren Angeboten dafür, dass Sie sich wohlfühlen. Altersvorsorge - früher an später denken: Sehr gerne unterstützen wir Ihre betriebliche Altersvorsorge mit finanziellen Zuschüssen. Mitarbeiterrabatte - Ihre exklusiven Extras: Vergünstigungen auf alle ADAC eigenen Leistungen, exklusive Preisvorteile bei designierten Partnern und hohe Rabatte bei unseren Reiseveranstaltern - so profitieren Sie als Mitarbeiter.
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