Stellendetails
* Ort: Ingelheim am Rhein
* Verfügbarkeit: ab sofort
* Option auf Übernahme: ja
* Vertragsart: unbefristet
* Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung
* Arbeitszeit: Homeoffice-Option, Vollzeit (37,5 Std./Woche)
* Vergütung: 3.746,00 EUR brutto/Monat zzgl. variabler, leistungsorientierter Prämie
Für wen suchen wir
Wir suchen für unseren Kunden, einem international agierenden Industrieunternehmen im Raum Mainz-Bingen, einen Administrative Coordinator (m/w/d) in Vollzeit.
Das bringen Sie mit
* abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Bürokaufmann/Bürokauffrau, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
* mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion z. B. als Administrative Coordinator (m/w/d)
* sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
* Erfahrung im Umgang mit modernen Kommunikations- und Organisationstools (z. B. MS Teams, SAP, Concur)
* sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Der Job
Unterstützung des Teams bei organisatorischen Aufgaben:
* Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben.
* Organisation und Koordination von Reiseplänen sowie Abrechnung von Reisekosten gemäß internen Richtlinien.
Verwaltung und Administration von Systemen:
* Übernahme der Administratorrolle für MS Teams, SharePoint und andere relevante Systeme.
* Verwaltung des Vertragsmanagementprozesses, einschließlich der Nutzung des Vertragsmanagementsystems CorA und Durchführung von Compliance-Prüfungen.
Budgetüberwachung:
* Überwachung und Nachverfolgung der Budgetausgaben des Teams.
* Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Analysen zu finanziellen Ausgaben.
Kommunikation und Korrespondenz:
* Verantwortlich für die interne und externe Korrespondenz, einschließlich der täglichen Abstimmung mit internationalen Kollegen und externen Partnern.
* Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Teams und mit externen Stakeholdern.
Vorteile
* persönliche und wertschätzende Betreuung durch unsere Niederlassung
* bis zu 30 Tage Urlaub
* Urlaubs- und Weihnachtsgeld
* flexibles Gleitzeitkonto
* betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
* 150 Euro Prämie bei erfolgreicher Empfehlung „Mitarbeitende werben Mitarbeitende“
* exklusive Rabatte über Mitarbeitervorteile.de (z. B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh!, u. v. m.)
* Betriebsrestaurant und Fitnessstudio im Einsatzunternehmen
* gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
* kostenfreie Parkplätze vor Ort
Sonstiges
* Einsatz vorerst für 17 Monate befristet, Option auf Verlängerung und Übernahme vorhanden
* mobiles Arbeiten ist auf dieser Position nur nach Abstimmung möglich
* wegen des internationalen Umfelds der Abteilung, sind sehr gute Englischkenntnisse auf dieser Position zwingende Voraussetzung
Kontaktinformationen
Herr Sascha Wittig
Office Events P & B GmbH
Freseniusstraße 29
65193 Wiesbaden
Telefon: +49 611-97164580
E-Mail: wiesbaden@office-events.de