Teamassistenz / Office Manager (w/m/d)
Schnittstellenfunktion für Team, Gäste und Dienstleister mit Fokus auf Office-Management, Events und effiziente Büroadministration
München/ Vollzeit / vor Ort
BACKGROUND
HV Capital ist einer der führenden Early-Stage- und Growth-Investoren in Europa mit Fokus auf Internet- und Technologieunternehmen. Das Investmentteam verfügt über ausgeprägte Expertise in der Begleitung europäischer Start-ups und hat ein Portfolio aufgebaut, zu dem internationale Erfolgsmarken wie Flix, Zalando, Delivery Hero, SumUp und Depop ebenso gehören wie Innovationsführer etwa aus den Bereichen Mobilität, Robotik, Energie und Luft- und Raumfahrt. HV Capital kann junge Unternehmen über alle Wachstumsphasen hinweg unterstützen und zählt damit zu den etablierten Adressen im europäischen Venture-Capital-Markt.
Am Standort München übernimmst du als Teamassistenz / Office ManagerIn eine zentrale Rolle für einen professionell organisierten Büroalltag und hältst dem Team im Tagesgeschäft den Rücken frei.
👥 rund 30 Mitarbeitende
💶 Gehaltsrahmen zwischen €45.000 – €60.000 p. a., abhängig von Erfahrung und Passung
📍 München, Schwabing
BENEFITS
* Unbefristete Festanstellung in Vollzeit in einem modernen Arbeitsumfeld in zentraler Lage in München
* Junges, dynamisches Team mit lebendiger Officekultur, offenem Miteinander und hilfsbereiten KollegInnen
* Klare Rahmenbedingungen: geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag, 9:00–18:00 Uhr, sowie 30 Urlaubstage plus 14 Tagen geschenkt über den Jahreswechsel
* Attraktive Zusatzleistungen wie Urban Sports Mitgliedschaft, Übernahme von Handy und Handyvertrag sowie E-Bike, CompanyBike oder ÖPNV-Ticket
* Gesundes Arbeitsumfeld mit Helios Gesundheitscheck, Company Events, Ausflügen und einer strukturierten Einarbeitung vor Ort durch die Team-Kolleginnen
DEINE AUFGABEN
* Ziel- und lösungsorientierte Unterstützung des Teams im operativen Tagesgeschäft
* Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Abstimmungen
* Punktuell Unterstützung bei der Organisation von Reisen inklusive Buchungen, Vorbereitung und Abrechnung
* Planung, Organisation und Umsetzung interner und externer Veranstaltungen innerhalb Deutschlands
* Allgemeine administrative Assistenzaufgaben sowie strukturierte Dokumentenverwaltung
* Verantwortung für alle Office-Belange, inklusive Bestellungen, Dienstleistermanagement und effizienten Büroabläufen
* Empfang und Betreuung von Gästen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
* Sicherstellung einer angenehmen, professionellen und gut organisierten Office-Atmosphäre
DEINE STÄRKEN UND ERFAHRUNGEN
* Erste Berufserfahrung im Assistenzbereich, Office Management oder idealerweise in der Hotellerie bzw. Gastronomie
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Hotelfachausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
* Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, PowerPoint, Excel und Outlook
* Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, sorgfältige und engagierte, proaktive Arbeitsweise
* Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und sinnvoll zu priorisieren
* Hohe Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Serviceorientierung. Keine Scheu zu fragen und gleichzeitig Selbstvertrauen, um kleinere Projekte zu übernehmen und von A bis Z im Detail umzusetzen
* Freundliches, positives und selbstbewusstes Auftreten gegenüber KollegInnen, Gästen und externen Partnern
* Freude an einem familiären, jungen, offenen und dynamischen Team, wo jeder umeinander weiß und alle gemeinsam gerne zusammenarbeiten
* Unternehmerisches Denken, Eigeninitiative und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen, dich in neue Themen einzuarbeiten und kreativ zu werden
* Selbständige, vorausdenkende Arbeitsweise, schnelle Auffassungsgabe und professionelles Auftreten
GUT ZU WISSEN
Dich erwartet ein junges, offenes und dynamisches Umfeld, in dem Zusammenarbeit auf Augenhöhe und ein respektvoller Umgang im Alltag gelebt werden. Das Münchner Office zeichnet sich durch eine lebendige, serviceorientierte Officekultur aus, in der deine Rolle als zentrale Ansprechperson für Team, Gäste und Dienstleister einen hohen Stellenwert hat. Das Team wünscht sich eine gute Seele und go-to-Person im Büro, die Freude an der Unterstützung eines Teams hat und bei ad-hoc-Aufgaben kreativ aktiv wird.
Die persönliche Einarbeitung durch eine Kollegin stellt sicher, dass du Prozesse, Schnittstellen und das Portfolio von HV Capital schnell verstehst und deine Aufgaben selbständig übernehmen kannst. Außerdem gibt es zwei AssistenzkollegInnen vor Ort und im Berliner Büro, die dir jederzeit unter die Arme greifen, wenn du Hilfe brauchst.
Deine Position ist bewusst als Präsenzrolle ausgestaltet: Du bist von Montag bis Freitag zwischen 9:00 und 18:00 Uhr vor Ort im Büro und prägst die Atmosphäre sowie das tägliche Miteinander maßgeblich mit. Gleichzeitig ist es ein familiäres Umfeld, bei dem auf kurzfristige Bedürfnisse und Lebensumstände sowie Wohlbefinden immer eingegangen wird.