Backoffice Manager (m/w/d)
Starker Rcken fr starkes Wachstum.
Wir sind eine fhrende Recruiting- und Digitalberatung fr mittelstndische Lebensmittelbetriebe mit Sitz in Bielefeld. Wir strken den Mittelstand und das Lebensmittel-Handwerk (Bckereien, Metzgereien etc.) in DACH durch digitales Headhunting, Social-Media-Recruiting, Prozessoptimierung und erstklassigen Service.
Als Backoffice Manager (m/w/d) sichern Sie den reibungslosen Ablauf unseres Tagesgeschfts. Sie entlasten die Geschftsfhrung, halten unsere Organisation in Takt und sorgen dafr, dass Projekte, Finanzen und Office-Ablufe przise funktionieren.
Profitieren Sie als Backoffice Manager (m/w/d) von unseren Benefits:
* Strukturiertes Onboarding: Damit Sie schnell durchstarten, erhalten Sie eine umfassende Einarbeitung ber unser E-Learning.
* Kontinuierliche Weiterentwicklung: Durch regelmige Coachings und Feedback-Sessions bauen Sie Ihre Fhigkeiten gezielt aus.
* Top-Versorgung im Bro: Sie genieen Barista-Qualitt (Faema E61-Siebtrgermaschine & moderner Vollautomat), hochwertige Tees sowie ein flexibles Lunch-System (Meyer Men).
* Zukunftssicherheit: Als Marktfhrer im Recruiting fr das Lebensmittelhandwerk bieten wir Ihnen langfristige Perspektiven in einem stabilen Umfeld.
* Design & Funktion: Ihr Arbeitsplatz in der Bielefelder Innenstadt ist hochwertig ausgestattet (Cassina, USM). Ab Oktober 2025 arbeiten Sie in unserem neuen Bro im wilhelmEINS (https://www.wilhelm-eins.de/) mitten in der Innenstadt (Jahnplatz).
* Stabilitt & Entwicklung: Bei entsprechender Leistung streben wir eine unbefristete Anstellung an mit klaren Zielen und transparenten Prozessen.
* Gesundheit im Fokus: Sie erhalten einen Premium-Fitnessvertrag in einem Studio Ihrer Wahl sowie Zugang zu unserem Gesundheitsprogramm mit ber 300 Leistungen (in Kooperation mit der AXA-Versicherung).
* Teamkultur & Wertschtzung: Sie arbeiten in einem leistungsorientierten, kollegialen Umfeld mit Fokus auf persnlichem Wachstum.
* Attraktive Vergtung: Individuelle Karrierepfade mit konkreten Zielen ob als Spezialistin/Spezialist oder Fhrungskraft.
* Technik & Ergonomie: Hhenverstellbare Tische, Herman-Miller-Sthle und moderne Apple-Technik (MacBook, iMac etc.) gehren zur Grundausstattung.
Ihre spannenden Aufgaben als Backoffice Manager (m/w/d) bei Aramaz Digital:
* Assistenz & Kommunikation: Sie nehmen Anrufe entgegen, leiten gezielt weiter, priorisieren E-Mails und informieren zustndige Kollegen ber unser Kommunikations-Tool Slack.
* Empfang & Organisation: Sie empfangen Gste, bereiten Meetingrume/TV vor und sichern reibungslose Ablufe im Tagesgeschft.
* Kalender & Reisen: Sie koordinieren Termine, buchen Hotels und organisieren Fahrten fr unser Team und die Geschftsleitung.
* Meetings & Protokolle: Sie planen interne/externe Termine, protokollieren und verfolgen To-dos nach.
* Dokumente & Angebote: Sie verfassen Angebote fr Beratung, Marketing und Vertrieb.
* Recherche & Zuarbeit: Sie recherchieren Themen, bereiten Entscheidungsgrundlagen vor und untersttzen den Vertrieb
* Erledigungen & Mobilitt: Sie bernehmen Werkstattfahrten, Botengnge und organisieren das Team-Events.
* Bro & Onboarding: Sie bearbeiten die Post, verwalten das Inventar, sorgen fr Ordnung und richten Arbeitspltze ein.
* Beschaffung & Kche: Sie beschaffen Geschftsausstattung, Bromaterial, Lebensmittel/Getrnke, befllen den Khlschrank und berwachen Bestnde.
* Finanzen (vorbereitend): Sie legen Neukunden in unserer Rechnungssoftware Easybill an, erstellen Rechnungen, berwachen Zahlungseingnge/OPOS, bermitteln monatlich an DATEV, ziehen SEPA ein, mahnen bei Bedarf, prfen DATEV und stimmen sich mit der Steuerberatung ab.
* Qualitt & Audits (TV ISO 9001): Sie bereiten interne Audits vor, arbeiten zu und begleiten die Umsetzung.
Ihre Rolle als Backoffice Manager (m/w/d) bei Aramaz Digital:
Als Backoffice Manager:in sind Sie die operative Drehscheibe unseres Unternehmens. Sie entlasten die Geschftsfhrung, sichern reibungslose Ablufe und halten Termine, Reisen und Meetings strukturiert auf Kurs. Sie steuern die interne Kommunikation, bereiten Unterlagen und Angebote vor, organisieren Bro- und Beschaffungsprozesse und bernehmen die vorbereitende Buchhaltung (u.a. Easybill, OPOS, SEPA, DATEV). Mit Przision, Diskretion und Serviceorientierung priorisieren Sie klug, dokumentieren verlsslich (z.B. Personio) und schaffen Verbindlichkeit damit Teams fokussiert arbeiten und Projekte fristgerecht geliefert werden.
Das bringen Sie idealerweise mit:
* Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Backoffice Manager/in, Brokauffrau/Brokaufmann, Kauffrau/Kaufmann fr Bromanagement, Sekretrin/Sekretr oder in vergleichbarer Position idealerweise in Dienstleistungsunternehmen, Agenturen oder Personalberatungen.
* Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
* Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
* Disziplin, Ehrgeiz und exzellentes Zeit- und Selbstmanagement.
* Kenntnisse im Umgang mit macOS (Pages, Numbers) und/oder Microsoft Office (Word, Excel) und/oder Google Docs/Sheets.
* Routine mit modernen Office- und Kommunikationstools (z. B. Slack, Videokonferenzen).
* Sorgfltige, strukturierte, verlssliche Arbeitsweise und hohes Verantwortungsbewusstsein.
* Fhrerschein Klasse B fr Fahrten im Tagesgeschft.
Rahmenbedingungen:
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