Das internationale Beschleunigerzentrum FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research), eines der größten Forschungsvorhaben weltweit, entsteht zurzeit in Darmstadt. FAIR wird am bestehenden Forschungszentrum GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung gebaut. Mit FAIR wird Materie im Labor erzeugt und erforscht werden, wie sie sonst nur im Universum vorkommt, um neue Erkenntnisse über die Entwicklung des Universums und den Aufbau der Materie zu erlangen. FAIR bietet die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld in einem Team zu arbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.
Zur Unterstützung des Fachbereichs SMG- Site Management suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Fremdsprachensekretär*in (d/m/w)
als Assistenz derBereichsleitung
Kennziffer: 26.47-773200
Der Fachbereich Site Management (SMG) ist verantwortlich für die Umsetzung der Maschinenmontage innerhalb des FAIR Projekts. Konkret beinhaltet diese die Planung, Koordination, Steuerung und Durchführung der Installation aller FAIR-Beschleunigeranlagen und aller permanenten Experimenteinrichtungen. Zusätzlich betreut SMG für alle Aktivitäten der GSI Mitarbeitenden im FAIR Projekt, wie z.B. die Inbetriebnahme der Beschleunigeranlagen, die Freigabe und Zugangsberechtigungen aller Projektbeteiligten. Damit stellt SMG die zentrale Schnittstelle zwischen der GSI und FAIR GmbH dar.
Ihre Aufgaben:
1. Vorbereitung von Terminen, Besprechungen, Sitzungen, usw. inklusive Protokollführung
2. Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Workshops und Seminaren in deutscher und englischer Sprache
3. Betreuung von technischen und wissenschaftlichen Gästen - in deutscher und englischer Sprache (z.B. Unterstützung bei Visa-Angelegenheiten, Einrichten von Zugängen, usw.)
4. Organisation der Baustellenzugänge der techn. Abteilungen der GSI und deren Sub-Unternehmen
5. On- und Offboarding der Mitarbeitenden und Projektbeteiligten von SMG
6. Erledigung von üblichen Sekretariatsarbeiten (Terminplanung, Vorbereitung von Dienstreisen, Schriftverkehr, Publikumsverkehr, Büromaterialverwaltung, etc.)
7. Übernahme von einzelnen Projektaufgaben
8. Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Dokumenten, Anträgen und Berichten
9. Übersetzung von Texten und Dokumenten aus deutscher in englische Sprache und umgekehrt.
Ihr Profil:
10. Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in bzw. kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation) mit nachgewiesenen Englischkenntnissen mindestens auf B2- bzw. C1-Niveau
11. Berufserfahrung in einer solchen Position oder vergleichbaren Tätigkeit
12. Idealerweise Erfahrung in der Projektarbeit und in Projektmanagement-Prozessen
13. Erfahrung im Bereich Baustellenumgebungen oder Forschungseinrichtungen, z.B. in der Betreuung von Fremdfirmen von Vorteil
14. Sehr gute MS-Office Kenntnisse, insbesondere MS Excel, sowie Kenntnisse im Dokumentenmanagement; SAP- und Markdown-Kenntnisse sind wünschenswert
15. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
16. Ausgeprägtes Organisationstalent mit Fähigkeit zur eigenständigen Organisation von
Prozessen und mit einer strukturierten Arbeitsweise
17. Verantwortungsbewusstsein, starke Eigeninitiative sowie sehr hohe Teamfähigkeit.
Wir bieten eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer international angesehenen Forschungseinrichtung. Teamarbeit und der Wille zur Weiterbildung sind für uns unerlässlich. FAIR bietet weiterhin verschiedene Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, teilweise mobiles Arbeiten, Angebote im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements, betriebliche Sozialberatungsangebote, persönliche Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebote, Job-Ticket, Leistungen zur Rentenzusatzversorgung, zusätzliche Betriebliche Freizeit, sowie einen Betriebssportverein „Schnelle Ionen“.
Die Stelle ist bis Ende 2029 befristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).
FAIR fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.
Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.