Das Leibniz-Institut für Geschichte und Kultur des östlichen Europa (GWZO) e.V. erforscht in vergleichender Perspektive die historischen und kulturellen Entwicklungsprozesse in der Region zwischen Ostsee, Schwarzem Meer und Adria von der Spätantike bis zur Gegenwart. Das seit 2010 in der Leipziger sowie ab 2025 auch in der Prager Innenstadt ansässige GWZO beschäftigt ca. 90 Mitarbeiter*innen aus dem In- und Ausland.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt
eine/einen Sekretär*in (m/w/d)
(bis TV-L EG 6, inklusive Jahressonderzahlung, Teilzeit bis zu 30 Stunden/Woche, befristet auf zunächst 2 Jahre)
Kennziffer: 25_04_D
Ihre Aufgaben:
1. Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie (digitale) Terminorganisation im Institut, selbständige Führung der Büroablage, Bearbeitung von Korrespondenz, Postein-/-ausgängen sowie Telefonaten
2. Empfang und erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste und Besucher*innen des GWZO für administrative Fragen
3. Unterstützung der Direktion in organisatorischen Fragen, insbesondere: Terminorganisation, Dienstreiseplanungen und -abrechnungenOrganisatorische Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen und Sitzungen
4. Unterstützung der Administration, insbesondere: Unterstützung bei der internen Kommunikation,Organisation und Koordination von internen Terminen und Veranstaltungen
5. Betreuung eines Adressdatenmanagementsystems in Koordination mit dem Direktionsbereich Transfer und Publizieren
6. Unterstützung der Leitung in der Berichterstattung von Aktivitäten und Leistungen in zentrale Erfassungssysteme
Ihre Qualifikation:
7. Abgeschlossene Ausbildung in einem Beruf der Bürokommunikation oder gleichartige Qualifikation
8. Erfahrungen in der Sekretariatsarbeit
9. Freundliches Auftreten nach Innen und Außen in einem vielfältigen Umfeld
10. sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache
11. wir freuen uns, wenn Grundkenntnisse der englischen Sprache vorhanden sind, deren Weiterentwicklung wir fördern
12. Versierter Umgang mit MS-Office Programmen
13. Selbständige, eigenverantwortliche Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Planungs- und Organisationsgeschick
14. Erfahrungen in der Arbeit mit Wissenschaftseinrichtungen sind vorteilhaft
15. Kenntnisse im Adressdatenmanagement sind vorteilhaft
Wir bieten:
16. Kreatives und motivierendes Arbeitsumfeld
17. fachbezogene Weiterbildungsmöglichkeiten
18. Möglichkeit zur mobilen Arbeit
19. Möglichkeit zum Erwerb des Deutschlandtickets als Jobticket mit Zuschuss des Arbeitgebers
20. eine betriebliche Altersvorsorge im Rahmen der VBL
21. eine offene und teamorientierte Arbeitsatmosphäre, flache Hierarchien
22. Lebendige Sozialkultur, Offenheit und vertrauensvolles Miteinander
23. Arbeitsplatz im Herzen der Stadt
Sollten Sie sich angesprochen fühlen, bitten wir um Zusendung Ihrer aussagekräftigen Bewerbung mit den einschlägigen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer
bis zum 17.09.2025 zu senden an die Direktorin des GWZO (Prof. Dr. Maren Röger, Reichsstr. 4-6, 04109 Leipzig),