Das Life Science Karriere Netzwerk
CTC vereint Expert:innen aus den Bereichen Life Sciences und Personalwesen. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Spitzenkräfte zu gewinnen und langfristig zu binden. Unsere Projekte tragen dazu bei, innovative Behandlungsmethoden für Patient:innen zu entwickeln und umzusetzen. Unsere Kandidat:innen begleiten wir in ihrer beruflichen Entwicklung und finden für sie zu ihrer jeweiligen Lebenssituation passende Karrieremöglichkeiten.
Administrative Assistenz (50%-Pensum)
Unser Kunde, ein grosses pharmazeutisches Unternehmen, sucht Administrative Assistenz für eine
befristete Vertragslaufzeit von 12 Monaten via Arbeitnehmerüberlassung (mit Option auf Verlängerung) für den Standort Marburg, Deutschland.
Verantwortlichkeiten:
* Erstkontakt für interne/externe Anfragen
* Bearbeiten von Ein- und Ausgangspost
* Entgegennehmen, Führen und gezieltes Weiterleiten von Telefonaten, in Deutsch und Englisch
* Bearbeiten von Dokumenten, ggf. formale Prüfung, überwiegend in Englisch
* Ablage von Dokumenten, auch elektronisch (z.B.: Aktualisieren Intranet/Sharepoint)
* Erstellen von Korrespondenz, vorwiegend in Englisch
* Durchführen von Recherchen und Aufbereiten von Daten und Informationen
* Inhaltliche Vorbereitung und Erarbeitung von Präsentationen auch zu komplexen Sachthemen im Erstentwurf, überwiegend in Englisch
* Bearbeiten von Rechnungen und Zahlungsanweisungen (z.B. Rechnungsanerkennung, -prüfung)
* Planen, Überwachen und Koordinieren von Terminen
* Unterstützen bei der Erstellung von Standardreports (z.B. KPIs, Statistiken)
* Bestellkoordination (e-Biss, SAP)
* Ausführen von kleineren Übersetzungen bzw. Koordination von größeren Übersetzungen
* Vorbereiten, Organisieren und Abrechnen von Dienstreisen
* Planen und Organisieren von lokalen und globalen Veranstaltungen, Sitzungen, Tagungen etc., auch in Zusammenarbeit mit Externen
* Betreuen von internen/externen Besuchern, ggf. Koordination
* Prüfen und Nachbearbeiten von Zeitdaten in SAP
* Erstellen von Standardauswertungen (z.B. Zeitkonten, Krankenstände, Urlaubsdaten)
* Eingeben von Personaländerungsmeldungen
* Führen von Bestandslisten
* Vergabe der Zutrittsberechtigungen im ALINA-System
* Koordinieren der abteilungsspezifischen Praktikantenplätze
* Erstellen der erforderlichen Korrespondenz
* Pflege von bereichsspezifischen Stammdaten
* Monitoring des Abteilungsbudgets
Qualifikationen:
* Einige Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position
* Deutsch und Englisch fliessend