Als Backoffice- & Teamassistenz bist du eine zentrale Vertrauensperson im Hintergrund. Du sorgst für Ordnung, Verlässlichkeit und reibungslose Abläufe – und arbeitest dabei eng mit sensiblen Informationen. Deshalb zählen für uns Loyalität, Verschwiegenheit und Verantwortungsbewusstsein mehr als starre Arbeitszeiten.
Aufgaben
Organisation & Bürostruktur
* Du hältst das Büro in einem klaren, strukturierten Zustand („Klar Schiff“)
* Ordnung, Ablage und eine saubere Arbeitsumgebung sind für dich selbstverständlich
* Pflege und Weiterentwicklung der physischen und digitalen Ablagestrukturen
Post & Dokumentenmanagement
* Sichtung und Abholung der Post (Standort Aachen)
* Scannen, Erfassen und strukturierte Ablage im DMS
* Sorgfältige Dokumentenablage und -bearbeitung, auch bei vertraulichen Inhalten
Versand & Logistik
* Vorbereitung und Versand von Briefen und Einschreiben
* Paketabwicklung und Postausgang
* Unterstützung bei Botengängen und Fahrdiensten
Unterstützung im Tagesgeschäft
* Einkauf von Büro- und Arbeitsmaterial
* Vorbereitung von Unterlagen und Besprechungen
* Verfassen einfacher Anschreiben nach Vorlage
* Flexible Unterstützung bei administrativen Sonderaufgaben
Qualifikation
* Keine klassische 9-to-5-Erwartung – Flexibilität ist Teil der Rolle
* Hohe Loyalität und absolute Verschwiegenheit im Umgang mit sensiblen Daten
* Sehr strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
* Eigenständiges Arbeiten und Verantwortungsbewusstsein
* Freundliches, professionelles Auftreten
Benefits
* Teilzeit oder Vollzeit – flexibel gestaltbar
* Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit klarer Verantwortung
* Ein Umfeld, in dem Zuverlässigkeit und Diskretion zählen
* Sinnvolle Arbeit mit echtem Impact für Unternehmer
* Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen