Backoffice manager/in (m/w/d) - kundenkommunikation und auftragswesen

EF Robotics automatisiert Standardaufgaben.

‍Mit unseren autonomen Reinigungs- und Transportrobotern entlasten wir Unternehmen in Gastronomie, Industrie, Logistik, Gesundheitswesen und Laboren. Unsere Lösungen sind sofort einsatzbereit, einfach bedienbar und für den Mittelstand gemacht. Wir liefern nicht nur Roboter, sondern Ergebnisse. Und genau da kommst Du ins Spiel.

‍Deine Mission: Du bist erste Anlaufstelle für Kundenanfragen, koordinierst Abläufe, dokumentierst im CRM und stellst sicher, dass jede Aufgabe erledigt wird. Du bringst Struktur, hältst Prozesse am Laufen und sorgst dafür, dass Aufträge sauber durchlaufen. Kurz: Du bist das organisatorische Herz von EF Robotics.

• Kundenkommunikation: Bearbeitung von Anfragen per Telefon, E-Mail und Social Media
• CRM-Pflege: Saubere Dokumentation und Nachverfolgung in GoHighLevel und JTL
• Auftragsabwicklung: Anlegen, Prüfen und Abstimmen mit Technik und Logistik
• Auftragsüberblick: Prüfen, ob alles fristgerecht das Lager verlassen hat
• Rechnung & Versand: Prüfung, Freigabe und Koordination von Speditionen
• Schnittstellensteuerung: Enge Abstimmung mit Vertrieb, Service und Disposition
• Datenpflege: Ordnung in Ablagen und Aktualisierung aller Stammdaten

• Erfahrung: Kundenservice, Auftragsmanagement oder Back-Office
• Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium
• Arbeitsstil: Eigenverantwortlich, strukturiert, lösungsorientiert
• Sprache: Deutsch ausgezeichnet, Englisch sehr gut
• IT-Kompetenz: Sicher im Umgang mit CRM-Systemen, Outlook und digitalen Tools
• Haltung: Verlässlich, belastbar, kundenorientiert – Du hältst, was Du versprichst
• Eigenständige Einarbeitung: Du arbeitest Dich gerne selbstständig anhand von Videos & Materialien ein – und wartest nicht, bis Dich jemand an die Hand nimmt.
• Zukunft & Prozesse gestalten: Du willst nicht nur mitlaufen, sondern bestehende Abläufe verbessern und die Zukunft von EF Robotics aktiv mitgestalten.

• Gehalt: 2.900 € Grundgehalt + 100 € Anwesenheitsbonus + Zuschläge für Zusatz-Skills (z. B. verhandlungssicheres Englisch, CRM-Expertise)
• Flexibilität: Gleitzeitkonto mit transparenter Zeiterfassung
• High-Performance-Kultur (EForce): Verantwortung, Disziplin, Klarheit & Wachstum sind bei uns Standard.
• Nähe zur Geschäftsleitung: Du hast direkten Draht zu Entscheidungen und prägst mit, wie wir wachsen.
• Gestaltungsspielraum: Kurze Wege, direkte Entscheidungen, volle Wirkung – kein Stillstand, kein Chaos.
• Exklusive Weiterbildungen: u. a. Zugang zu Dirk Kreuter Coachings in Vertrieb & Organisation.
• Top-Netzwerk: Zusammenarbeit mit Entscheidern in Gastronomie, Industrie und Logistik.
• Workation: Möglichkeit, auch an unseren internationalen Standorten zu arbeiten.
• Langfristige Karriere: Wir suchen keinen „Allrounder auf Zeit“, sondern einen Leistungsträger mit Perspektive.

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