Jobbeschreibung
Sie unterstützen bei der administrativen Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, einschließlich Gesellschafterversammlungen, Aufsichtsrats- und Ausschusssitzungen. Dazu gehören die Einholung und Abstimmung von Unterlagen sowie der termingerechte Versand dieser Unterlagen.
Aufgaben:
* Vorbereitung der wöchentlichen Sitzung der Geschäftsführung, einschließlich Erstellung der Tagesordnung und Verteilung von Unterlagen.
* Unterstützung bei der Erstellung des Protokolls und tatkräftige Mitarbeit in der Sitzung.
* Organisation von Tagungen und Klausuren, einschließlich Suche nach geeigneten Locations, Abstimmung mit der Location im Vorfeld und Erarbeitung des Tagesablaufs.
* Übernahme der Organisation von Veranstaltungen vor Ort und Sicherung ihrer Qualität.
* Bearbeitung termin- und sachgerecht von Bestellungen und Rechnungen, Steuerung von Dienstleistern, Verwaltung und Überprüfung von GF-Mitgliedschaften.
* Unterstützung bei der Prozessoptimierung, insbesondere bei Anforderungen seitens Geschäftsführung, Gesellschafter oder Leiter Stabsabteilung Direktion.
Qualifikationen:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung.
* Kompetenz in der Zusammenarbeit auf höchster Managementebene.
* Umgang mit Kontrollgremien (Gesellschafter und Aufsichtsrat) eines internationalen Unternehmens.
* Hoher Maß an Diskretion, Analytische Kompetenz, strategisches und konzeptionelles Denken, Netzwerkkompetenz und Teamfähigkeit.
* Entscheidungskompetenz, Verständnis für komplexe Verbindungen von Geschäftsführung und Gesellschafter und Systematisches Vorgehen.
Wir bieten Ihnen:
* Einzigartige Einblicke in das internationale Veranstaltungs- und Messegeschäft mit unterschiedlichsten Branchenschwerpunkten.
* Flexible Arbeitszeiten im Gleitzeit-Modell bei einer 40-Stunden-Woche mit Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und 30-Tage-Urlaub.
* Vielfältige individuelle interne und externe Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
* Aktives Gesundheitsmanagement, einschließlich eigenen Gesundheitsstudios, Mobile Firmenfitness, Bike-Leasing und Achtsamkeitskurse.