Assistent:in Office & Projektmanagement (m/w/d)
Experten. Talente. Persönlichkeiten.
Einfach exzellente Aussichten! Wir sind eine Marke der I. K. Hofmann GmbH und bieten die besten Jobs für Fach- und Führungskräfte bei renommierten Unternehmen. Im Auftrag unseres Kunden, einem international führenden Technologieunternehmen im Bereich Verteidigungs- und Sicherheitssysteme, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Assistent:in Office & Projektmanagement (m/w/d, 20 Stunden/Woche) am Standort Bremen (in Arbeitnehmerüberlassung, befristet 12 Monate).
Ihre Aufgaben:
* Organisation des Sekretariats inkl. Koordination und Überwachung aller Vorgänge
* Unterstützung der/des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
* Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblichen Transporten
* Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen und Dienstreiseanträgen inkl. Genehmigungen und Abrechnungen in SAP
* Administrative und inhaltliche Vorbereitung von Konferenzen, Workshops und Besprechungen (in- und extern)
* Organisation von Geschäftsreisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen etc.)
* Betreuung und Bewirtung von Gästen
* Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten nach Vorgabe
* Entgegennahme, Weiterleitung und Bearbeitung von Korrespondenz und Telefonaten (Deutsch/Englisch)
* Sichtung und Aufbereitung von Eingangs- und Ausgangspost, Verwaltung der Sekretariatsablage
* Protokollführung bei Besprechungen
* Unterstützung bei Projekten und Abwicklung kleiner interner Vorhaben
* Durchführung von Recherchen, Aufbereitung von Informationen und Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
Ihr Profil:
Fachliche Qualifikation:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
* Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat
* Zusatzqualifikation im Bereich Assistenz oder im organisatorischen Fachbereich
* Erfahrung in der Unterstützung und Abwicklung von Projekten
* Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Sehr gute SAP-Kenntnisse
* Sicherer Umgang mit MS Office
Persönliche Qualifikation:
* Hohes Organisationsgeschick, auch unter hoher Belastung
* Zielorientierte, selbständige Arbeitsweise, Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
* Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
* Team- und Kommunikationsfähigkeit
* Souveränes und freundliches Auftreten
Ihre Vorteile:
* Mitarbeit in einem internationalen High-Tech-Unternehmen im Verteidigungs- und Sicherheitsbereich
* Attraktive Vergütung nach ERA 8 bei 20 Stunden/Woche
* Einblick in spannende Projekte und Einbindung in ein professionelles Team
* Persönliche Betreuung durch unser experts-Team
Fühlen Sie sich angesprochen?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung! Diese senden Sie gerne per E-Mail an koeln@experts.jobs oder nutzen Sie das Online-Formular auf unserer Homepage. Sobald Ihre Bewerbung bei uns eingeht, legt das experts-Team los! Schritt 1: Bewerbung - Eingangsbestätigung Schritt 2: Sichtung Ihrer Bewerbungsunterlagen Schritt 3: Einladung zum Telefon- oder Videointerview Schritt 4: Feedback Ihr Ansprechpartner: Florian Holzmann Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.