Das Max-Planck-Institut für Geoanthropologie, gegründet im Sommer 2022, ist eine dynamisch wachsende, hochgradig internationale und interdisziplinäre Forschungseinrichtung. Unsere Forschung konzentriert sich auf die Modellierung und Analyse der Wechselbeziehungen zwischen natürlichen und vom Menschen geschaffenen Systemen. Wir blicken in die tiefe Vergangenheit und in die ferne Zukunft, um zu untersuchen, wie die Menschheit die Entstehung des Anthropozäns vorangetrieben hat – die geologische Periode, in der menschliche Aktivitäten begannen, das Klima und die Ökosysteme unseres Planeten signifikant zu beeinflussen – und wie wir seinen Verlauf noch positiv beeinflussen können.
Zur Unterstützung der Arbeit in unseren Abteilungen und Forschungsgruppen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Teamassistenz (w/m/d)
Das Institut bietet ein vielfältiges und multikulturelles Umfeld und empfängt Gäste aus aller Welt.
Ihre Aufgaben:
Administrative und organisatorische Unterstützung der Leitung der internationalen Forschungsgruppen und wissenschaftsunterstützenden Bereiche
* Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Konferenzen
* Erstellung detaillierter Meetingprotokolle in englischer und deutscher Sprache
* Organisation von Geschäftsreisen, Reisekostenabrechnung
* administrative Aufgaben, z.B. deutsche und englische Korrespondenz mit Mitarbeiter*innen, Gästen, Kooperationspartnern, Lieferanten, Terminkoordination, Fristenüberwachung, Verwaltung der Kalender und der Webseiten, Erstellen von Präsentationen, Ablage und Organisation von Dateisystemen
* Unterstützung ausländischer Mitarbeiter*innen und Gäste bei der Wohnungssuche sowie bei administrativen und verwandten Angelegenheiten
* kleinere Übersetzungen (Deutsch/Englisch und Englisch/Deutsch)
* Unterstützung bei der Erstellung und Umsetzung administrativer Prozesse
* Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär*in und/oder die Fähigkeit, die genannten Tätigkeiten in Deutsch und Englisch ausführen zu können
* Erfahrung in den Bereichen Sekretariat, persönliche Assistenz, Büroleitung und Organisation
* verhandlungssichere Kenntnisse in Wort und Schrift sowohl in Englisch als auch in Deutsch
* sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
* gute Organisationsfähigkeiten, hohe Eigenmotivation und Teamorientierung
* absolute Zuverlässigkeit und Diskretion
* Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Initiative zu ergreifen
* Offenheit und Interesse am Erlernen neuer Aufgaben und Fähigkeiten
* frühere Erfahrungen in einem wissenschaftlichen Umfeld
* Kenntnisse lokaler Strukturen und Angebote
Ihre Qualifikationen:
* Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär*in und/oder die Fähigkeit, die genannten Tätigkeiten in Deutsch und Englisch ausführen zu können
* Erfahrung in den Bereichen Sekretariat, persönliche Assistenz, Büroleitung und Organisation
* verhandlungssichere Kenntnisse in Wort und Schrift sowohl in Englisch als auch in Deutsch
* sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
* gute Organisationsfähigkeiten, hohe Eigenmotivation und Teamorientierung
* absolute Zuverlässigkeit und Diskretion
* Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Initiative zu ergreifen
* Offenheit und Interesse am Erlernen neuer Aufgaben und Fähigkeiten
* frühere Erfahrungen in einem wissenschaftlichen Umfeld
* Kenntnisse lokaler Strukturen und Angebote
Unser Angebot:
Wir bieten Ihnen ein zunächst für 2 Jahre befristetes Arbeitsverhältnis in Teilzeit (30h/Woche) und ein attraktives Gehalt gemäß TVöD Bund entsprechend dem konkreten Aufgabenzuschnitt und Ihren persönlichen Voraussetzungen bis zur EG 8 sowie eine zusätzliche Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen. Sie haben Anspruch auf 30 Tage Urlaub sowie arbeitsfrei am 24. und 31.12. Wir bieten außerdem attraktive und familienfreundliche Gleitzeit- und Home-Office-Regelungen an. Eine betriebliche Altersvorsorge (VBL), ein Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket, die Möglichkeit zur Weiterbildung sowie Sprach- und Gesundheitskurse runden unser Angebot ab.
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Wir setzen uns für die Förderung von Vielfalt ein und treten aktiv gegen Vorurteile aufgrund von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Religion und anderen Komponenten der Identität ein. Für unser Engagement wurden wir 2023 erstmalig mit dem TOTAL E-QUALITY-Prädikat ausgezeichnet.
Die Max-Planck-Gesellschaft engagiert sich für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und ist nach dem Audit "berufundfamilie" zertifiziert.
Ihre Bewerbung:
Bitte nutzen Sie den folgenden Link, um Ihre Bewerbung bis zum 15.02.2026 abzuschicken:
Haben Sie weitere Fragen zu dieser Stellenausschreibung? Bitte wenden Sie sich an Yvonne Zeng-Salomon unter zeng-salomon@gea.mpg.de .
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!