Die Große Kreisstadt Ehingen (Donau) mit rund 28.000 Einwohnern verbindet Tradition und Moderne. Als dynamischer Wirtschaftsstandort und attraktiver Wohnort bietet sie starke Unternehmen, moderne Schulen, vielfältige Kultur- und Freizeitmöglichkeiten sowie eine intakte Umwelt mit hohem Wohlfühlfaktor.
Wir suchen für das Vorzimmer der Amtsleiterin unseres Haupt- und Personalamtes eine
Assistenz (m/w/d)
unbefristet in Vollzeit.
Aufgaben
* allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben, insbesondere die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, E-Mail-Korrespondenz, die Kalenderpflege sowie die Organisation und Koordination von Terminen,
* die Betreuung und Pflege des elektronischen Zeiterfassungssystems ZeusX, insbesondere die Verwaltung von Arbeitszeit-, Urlaubs- und Fehlzeitkonten innerhalb der Stadtverwaltung,
* die Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten sowie die Pflege des Dokumentenmanagementsystems,
* die Unterstützung und eigenständige Mitarbeit bei Projekten in Zusammenarbeit mit der Amtsleitung,
* zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen mit entsprechender Koordination und Weiterleitung sowie
* die Mitwirkung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender.
Eine Änderung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten.
Profil
* eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) / Bürokaufmann (m/w/d) / Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation,
* einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, idealerweise in einer vergleichbaren Tätigkeit als Assistenz oder im Sekretariatsbereich,
* sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie fundierte Rechtschreibkenntnisse,
* gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Outlook, Excel und PowerPoint) sowie idealerweise Erfahrung mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen,
* ein hohes Maß an Leistungsbereitschaft, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit,
* eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, sehr gutes Zeit- und Organisationsmanagement,
* Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicheres, freundliches und serviceorientiertes Auftreten sowie
* hohe Flexibilität und Belastbarkeit.
Wir bieten
* eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten, aufgeschlossenen und leistungsstarken Team,
* einen krisensicheren Arbeitsplatz,
* eine Anstellung in einem Beschäftigungsverhältnis nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) bis Entgeltgruppe 7 TVöD,
* eine betriebliche Altersvorsorge,
* eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf, u.a. durch sehr flexible Arbeitszeiten,
* eine Jahressonderzahlung und eine Leistungsprämie,
* qualifizierte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
* einen Zuschuss zum ÖPNV (Jobticket) und Fahrradleasing sowie
* vielfältige Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements.
STBL1_DE