Office Manager
(m/w/d)
Festanstellung durch unseren Kunden München Startdatum: sofort Referenznummer: 849658/1
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Über das Unternehmen
1. Im Laufe der vergangenen sechs Jahrzehnte hat sich eine internationale Sicherheitskonferenz zu einem zentralen globalen Forum für die Debatte sicherheitspolitischer Themen entwickelt
2. Jedes Jahr im Februar kommen hochrangige Entscheidungsträger aus aller Welt zusammen, um über aktuelle und zukünftige sicherheitspolitische Herausforderungen zu diskutieren - zusätzlich zur jährlichen Hauptkonferenz werden weltweit Veranstaltungen zu verschiedenen Themen und Regionen organisiert und regelmäßig Berichte sowie weitere Publikationen zu ausgewählten sicherheitspolitischen Fragestellungen veröffentlicht
3. Mit all diesen Aktivitäten wird das Ziel verfolgt, Vertrauen zu fördern und zur friedlichen Beilegung von Konflikten beizutragen, indem ein anhaltender, kuratierter und zugleich informeller Dialog innerhalb der internationalen Sicherheitsgemeinschaft ermöglicht wird.
Aufgaben
4. Verwaltung der Büroflächen sowie Umzugsmanagement
5. Prüfung von Mietverträgen und Management externer Immobiliendienstleister
6. Beauftragung, Planung und Überwachung von Wartungsarbeiten und technischen Inspektionen
7. Verwaltung und Koordinierung von externen Dienstleistern
8. Verwaltung und Zugangskoordinierung der Bundeswehrlager
9. Einkauf von Büromaterial, Getränken, etc. sowie Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle
10. Prüfung und Organisation von Arbeitssicherheitsmaßnahmen sowie Verwaltung des Fuhrparks / Poolfahrzeuge
11. Bearbeitung von Versicherungsfällen und Schadensabwicklung
12. Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen, Sonderprojekten und Meetings
13. Identitätsmanagement (CI) und Bürogestaltung
14. Teamassistenz in Vertretung (insb. Reisebuchungen, Postbearbeitung, Betreuung zentrale Telefonnummer)
Profil
15. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium der Betriebswirtschaft resp. eines verwandten Studiengangs oder erste Berufserfahrung im Bereich Office Management
16. Erfahrung im Bereich Office Management und Arbeitssicherheit
17. Analytisches Denkvermögen und eine schnelle Auffassungsgabe
18. Sicherer Umgang mit MS-Office (Insb. Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
19. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
20. Zuverlässigkeit sowie gewissenhafte, präzise, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
21. Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
22. Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Hands-On-Mentalität
23. Führerschein Klasse B
24. Reisebereitschaft für regelmäßige Fahrten nach Berlin
Benefits
25. Eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung in einem hochmotivierten Team
26. Die Chance, eigene Ideen zu realisieren und damit die Weiterentwicklung des Bereichs Administration & Process Management maßgeblich voranzutreiben
27. Ein dynamisches und herzliches Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird und das sich um Ihre schnelle und vollumfängliche Einarbeitung kümmert
28. Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit 30 Urlaubstagen
29. Diverse Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Teamevents in außergewöhnlichen Locations
30. Ein flexibles und agiles Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (Umfang nach Absprache) und vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten
31. Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an ausgewählten Veranstaltungen
32. Das Deutschlandticket als Jobticket
33. Mitgliedschaft im Urban Sports Club, uvm
Gehaltsinformationen
34. Bis zu im Rahmen einer 40 Stunden Woche