Du bist Teil des Management Support Teams mit 2 weiteren Kolleginnen. Du übernimmst die Rolle als Management Assistant und entlastest unser Management Team, indem du diverse administrative Aufgaben übernimmst.
Langfristig soll der Einsatz von alternativen Systemen deine Arbeit unterstützen und dich entlasten. Wir planen eine AI Company zu werden und wollen daher, dass einige Aufgaben deines Arbeitsalltages von Bots oder ähnlichem übernommen werden.
Als Medienhaus stehen wir seit einigen Jahren vor einem Veränderungsdruck - diesen wollen und müssen wir entgegenwirken und daher brauchen wir Menschen, die das Interesse haben, uns bei der großen Transformierung in den nächsten Jahren zu unterstützen. AI Company heißt nicht, dass wir nur noch von Robotern oder Bots unsere Arbeit erledigen lassen wollen, sondern dass wir lernen gemeinsam mit den kommenden Technologien zu arbeiten und Synergien strategisch ausbauen und bestmöglich für uns nutzbar machen wollen.
Tätigkeiten
* Du stellst einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts des Management Teams sicher und behandelst interne sowie externe Angelegenheiten vertraulich
* Du übernimmst die effiziente Planung, Organisation und Koordination von Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen für das Management Team
* Du arbeitest eng mit dem Management Team bei der Plannug zusammen und unterstützt bei der Nachverfolgung operativer Aufgaben, Projekte und Prozesse
* Du bereitest, begleitest und nachbereitest Gremiensitzungen und Workshops
* Du bist sicher in der professionellen und souveränen Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern auf verschiedenen Ebenen in deutscher und englischer Sprache
* Du wirkst aktiv bei der Weiterentwicklung interner Prozesse, insbesondere durch digitale Tools und den Einsatz Künstlicher Intelligenz mit
* Du stellst einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb der Stakeholder des Management Teams sicher
Anforderungen
* Du hast relevante Berufserfahrung in einem vergleichbaren Umfeld gesammelt und verstehst deine Rolle als serviceorientierte:r Problemlöser:in
* Du besitzt fundierte Kenntnisse in der Anwendung gängiger MS Office Produkte
* Du kennst dich mit modernen Kommunikationsmitteln (MS Teams) und weiteren digitalen Tools (DocuSign, Contract, Monday uvm.) bestens aus
* Du bringst ein grundlegendes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge mit, zudem bist du eine kommunikationsstarke Persönlichkeit
* Du verbindest Organisationsgeschick mit einer strukturierten Arbeitsweise und verlierst diese auch im dynamischen Alltag nicht aus den Augen
* Du siehst dich als Teamplayer:in, besitzt Durchsetzungsvermögen, Eigeninitiative, eine proaktive Arbeitsweise
Team
Wir sind ein junges und dynamisches Team. Letztes Jahr wurden sämtliche Assistenz-Positionen im Haus zusammen in einem Team zusammengeführt, damit wir die Synergien besser nutzen und ausspielen können.
Wir bestehen aus 2 Kernteams:
1. das Management Support Team, wo auch die Position des Management Assistant verankert ist. Hier sind wir aktuell 2 Kolleginnen und suchen Verstärkung für eine weitere Stelle.
2. das Office Management Team. Hier sind wir 5 Kolleg:innen, die gemeinsam die Verwaltung anderweitiger Office Tätigkeiten übernehmen.
Bei uns kannst du lachen, Spaß haben und du selber sein. Wir freuen uns auf neue Menschen, neue Impulse und neue Ideen
Bewerbungsprozess
* Erster Call
* Video-Interview
* Triff das Team