Verwaltungsangestellte*r im sekretariat (m/w/d)

Institut für Flugmechanik und Flugregelung | Teilzeit (19,75 Stunden/Woche, 50% einer Vollzeitstelle) | bis Entgeltgruppe E8 TV-L je nach Qualifikation | unbefristet | Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens zum 01.10.2026

Die Universität Stuttgart steht für exzellente, weltweit anerkannte Forschung und erstklassige Lehre in einer der dynamischsten Industrieregionen Europas. Mit etwa 19.000 Studierenden und rund 5.800 Beschäftigten sind wir eine verlässliche Partnerin für Wissens- und Technologietransfer – und eine der größten Arbeitgeberinnen der Landeshauptstadt mit einem Gesamthaushalt von über 660 Mio. Euro im Jahr.

Am Institut für Flugmechanik und Flugregelung der Universität Stuttgart ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens zum 01.10.2026, die Stelle eines/einer Verwaltungsangestellte*n im Sekretariat (m/w/d) in Teilzeit (19,75 Stunden/Woche, 50% einer Vollzeitstelle, unbefristet) zu besetzen. Die Vergütung erfolgt je nach persönlicher Qualifikation bis zu TV-L EG 8.

• Allgemeine Sekretariatsarbeiten für die Institutsleitung bzw. für die Verwaltungsleitung (allgemeine universitätsinterne Korrespondenzen, Beantwortung von Anfragen der Studierenden, Pflege der Kunden-Accounts des Instituts bei verschiedenen Dienstleistern wie z.B. Stadtmobil Carsharing AG etc.)
• Allgemeine Buchhaltung (Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung) inkl. Bearbeitung bzw. Anweisung von Rechnungen an die Universitätskasse, Veranlassung von Erstattungen von Auslagen, Anweisung von Gutschriften an die Universitätskasse etc.
• Schnittstelle zwischen dem Institut und der zentralen Verwaltung der Universität Stuttgart, Dezernat Finanzen, insbesondere der Universitätskasse; Klärung von Vorgängen und ggf. Kommunikation mit Dienstleistern hinsichtlich Unstimmigkeiten, ggf. Mahnungen etc.
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen aller Institutsmitarbeiter sowie Gäste. Schnittstelle zwischen dem Institut und der Reisekostenstelle
• Unterstützung der Verwaltungsleitung bei der Abwicklung von Einstellungen sowie Weiterbeschäftigungen von Personal, vorwiegend von Hilfskräften
• Aufbau und eigenständige Pflege der Institutshomepage
• Arbeitszeitführung, Urlaubsführung und Krankmeldungen aller Mitarbeiter der Einrichtung
• Beschaffungen und Inventarisierungen
• Verwaltung von Schlüsseln und evtl. Zugangsberechtigungen
• Eigenständige Beschaffung von Büromaterial, Pflege- und Putzmittel etc. sowie Verwaltung der institutseigenen bzw. zugewiesenen Räumlichkeiten
• Gästeempfang, Veranlassung von Bewirtung beim Arbeitstreffen mit Projektpartnern sowie eigenständige Organisation und Austragung von institutsinternen Veranstaltungen (Promotionsprüfungen, Tag der Wissenschaft, GAERO-Fest etc.)

• Abgeschlossene Berufsausbildung, kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung
• Wiedereinsteiger*innen oder Berufswechsler*innen sind sehr willkommen
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Routinierter Umgang mit MS-Office Software
• Vertiefte SAP-Kenntnisse; Vorkenntnisse der im öffentlichen Dienst gängigen Verwaltungstools sind von Vorteil
• Vertiefte Kenntnisse in Open-CMS
• Überdurchschnittliche Eigeninitiative, Selbständigkeit und hohe Lernbereitschaft
• Strukturierte, präzise sowie durchaus selbstständige Arbeitsweise
• Die Bereitschaft, sich in neue Inhalte, Arbeitstools sowie Vorgänge einzuarbeiten erweist sich als zwingend notwendig bzw. ist absolute Voraussetzung für die Besetzung der Stelle

• sehr freundliche Arbeitsatmosphäre in einem engagierten Team
• flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zur Nutzung von Fortbildungsangeboten der Universität Stuttgart
• Vergünstigtes Job Ticket und gute Anbindung an den ÖPNV (Haltestelle Universität)

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