Ihr Verantwortungsbereich
1. Sekretariatsmanagement & Büroorganisation: Organisation des Sekretariats, Terminplanung sowie Bearbeitung der Korrespondenz
2. Sitzungs- & Veranstaltungsorganisation: Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen inkl. Protokollführung
3. Personaladministration & Sachbearbeitung: Mitwirkung bei Personalangelegenheiten (z. B. Einstellungen, Vertragsverlängerungen) in Abstimmung mit der Personalverwaltung
4. Finanz- & Beschaffungsprozesse: Unterstützung bei Haushalts- und Drittmitteln, Rechnungsbearbeitung sowie Bestellungen
5. Reisekosten & Dienstreisen: Organisation und Abrechnung von Dienstreisen nach Vorgaben
6. Koordination & Kommunikation: Unterstützung bei der Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern sowie erste Anlaufstelle für Anfragen
7. Lehr- & Prüfungsorganisation: Mitwirkung bei der Organisation des Lehrbetriebs und von Prüfungen
8. Fristen- & Dokumentenmanagement: Überwachung von Fristen sowie Pflege und Ablage von Unterlagen nach Vorgaben
Ihr Profil
9. Ausbildung & Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r) oder vergleichbare Qualifikation
10. Berufserfahrung & Verwaltung: Erfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im öffentlichen Dienst oder Hochschulumfeld
11. IT-Kenntnisse & Systeme: Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in SAP oder vergleichbaren Systemen von Vorteil
12. Fachkenntnisse & Grundlagen: Grundkenntnisse in Verwaltungsabläufen, Haushalts- oder Reisekostenrecht wünschenswert
13. Organisation & Arbeitsweise: Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
14. Kommunikation & Teamfähigkeit: Freundliches Auftreten sowie gute Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit verschiedenen Ansprechpersonen
15. Sprachen: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind zwingend erforderlich
Das bieten wir Ihnen
16. Die Stelle ist zunächst aufgrund der Projektlaufzeit bis zum 31.12.2028 befristet. Eine darüberhinausgehende Verlängerung ist – vorbehaltlich der projektbezogenen Rahmenbedingungen und bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen – grundsätzlich möglich
17. Umfassende Entwicklungschancen durch vielfältige Weiterbildungsmaßnahmen und Karriereplanung sowie der kostenfreien Nutzung des Wissenskompetenzzentrums an der MUL – CT
18. Vereinbarkeit von Beruf & Familie durch moderne digitale Arbeitsplätze sowie mobiles Arbeiten, familienfreundliche Arbeitszeitenregelung und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Unterstützung bei der Unterbringung in einer betriebsnahen Kindertagesstätte
19. Ein Entgelt nach TV CTK
20. Eine Jahressonderzahlung i.H.v. 80%
21. 30 Tage Urlaub
22. Attraktive Zusatzleistungen, eine krankenhauseigene Cafeteria für Mitarbeitende, Zugang zu Corporate Benefits und zur hauseigenen Apotheke mit attraktiven Rabatten sowie betriebliche Altersvorsorge
23. Ein ausgeprägtes Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Angeboten und Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung
24. Zuschuss zum ÖPNV Ticket
25. Mitarbeiterveranstaltungen