Personal assistant top management (m/w/d)

Die Dr. Sasse Gruppe ist ein familiengeführtes, international tätiges Unternehmen. Als Anbieter von integrierten Facility Management Dienstleistungen sind wir seit 50 Jahren Kompetenzpartner für die Immobilienwirtschaft, für Industrie- und Freizeitunternehmen sowie für das Luftverkehrs- und Transportwesen. Aktuell sind 9.600 Mitarbeitende für die Dr. Sasse Gruppe und ihre Beteiligungen tätig.

Sie organisieren nicht einfach Termine oder Reisen: Sie entwickeln gemeinsam mit dem Management ein modernes, KI-gestütztes Executive Office der nächsten Generation. Dabei kombinieren Sie Organisationstalent, digitale Kompetenz, Prozessdenken, technologische Neugier sowie hohe Eigenständigkeit.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Eigenständige Koordination verschiedener Kalender und intelligente Priorisierung und Optimierung von Terminen
• Abstimmung interner und externer Meetings über mehrere Gesellschaften hinweg
• KI-gestütztes Travel Management für nationale und internationale Geschäftsreisen
• Organisation und Koordination von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Aktive Nutzung moderner KI-Tools für Briefings, Protokolle und Unterlagen
• Proaktive Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern (z.B. IT, Finance, HR und externen Dienstleistern)
• Verantwortung für das Office-Management

Wir suchen eine Persönlichkeit, die digital denkt, sich schnell in neue Themen einarbeitet und technologische Entwicklungen aktiv nutzt. Sie hinterfragen bestehende Prozesse, treiben Verbesserungen voran und integrieren KI selbstverständlich in Ihren Arbeitsalltag. Eine strukturierte Arbeitsweise, hohe Eigenverantwortung und ein ausgeprägter Qualitätsanspruch runden Ihr Profil ab.

Das bringen Sie idealerweise mit

• Studium oder Ausbildung mit starkem Organisations‑, Service- oder Digitalbezug, z. B. in: Hospitality/Hotellerie, Eventmanagement, Business Administration, Digital Business, Kommunikations- oder Tourismusmanagement, Startup-/Operations-Umfeld oder vergleichbare Praxiserfahrung in einem dynamischen Umfeld
• Weiterbildung zum KI-Manager oder erste Erfahrungen mit KI-Tools (z. B. ChatGPT, Microsoft Copilot) sowie gängigen digitalen Tools (Travel-, Buchungs-, Kalender- und Workflow-Systeme)
• Sehr hohe Organisationsfähigkeit und strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Eigeninitiative
• Hohe Serviceorientierung und professionelles Auftreten
• Diskretion und Verlässlichkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Führerschein Klasse B

• Eine moderne Rolle mit viel Gestaltungsspielraum
• Möglichkeit, ein KI-gestütztes Executive Office aktiv mit aufzubauen
• Leistungsgerechte Vergütung, 30 Urlaubstage pro Jahr sowie Sonderurlaub bei besonderen Anlässen
• Kurze Entscheidungswege und wertschätzender Umgang in einem dynamischen familiengeführten Unternehmen
• Vielfältige Karrierechancen und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Dr. Sasse Gruppe
• Persönliche und fachliche Weiterbildung, unter anderem in der hauseigenen Sasse Akademie
• Attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, JobRad und Mitarbeiterrabatte für Reisen, Shopping sowie Kultur- und Sportevents

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