Profil
* Abgeschlossene Ausbildung als Industriekaufmann / Industriekauffrau, Kaufmann / Kauffrau für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
* Langjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz und Sekretariat
* Versierter Umgang mit MS Office, SAP und der Google Suite
* Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. C1), Französischkenntnisse sind ein Plus
* Ausgeprägtes Organisationstalent mit sehr gutem Zeitmanagement, hoher Kommunikationsfähigkeit sowie einer detailgenauen und lösungsorientierten Arbeitsweise
* Eine gültige, uneingeschränkte Arbeitserlaubnis für die Europäische Union (kein Studentenvisum) zwingend notwendig
Aufgaben
* Koordination von Terminen sowie Pflege und Verwaltung des Terminkalenders
* Organisation von Besuchen, Tagungen und Konferenzen inklusive Abrechnung und Nachbereitung
* Unterstützung bei Reiseplanung, Budgetverwaltung, Ausgabenverwaltung, Bestellungen und Dokumentenvorbereitung
* Pflege von Verteilerlisten, Empfang und Weiterleitung von Informationen
* Erstellung von Präsentationen, Unterstützung im Bereich KPI-Reporting und SQCDP
* Verwaltung der Gebäudeprozesse, Umzüge, Materialbestellungen und IT-Requests
* Fuhrparkmanagement für Abteilungsfahrzeuge, strukturierte Dokumentenablage sowie Unterstützung des Gebäudeverantwortlichen
* Zusammenarbeit mit anderen Sekretariaten im Team