Office and Business Coordinator (befristet – Elternzeitvertretung)
Office and Business Coordinator (befristet – Elternzeitvertretung)
In dieser Rolle bist du die erste Anlaufstelle für Besucher:innen, das Management und Mitarbeitende. Du unterstützt bei verschiedenen administrativen und koordinativen Aufgaben, begleitest das Management bei täglichen Themen und Projekten und kümmerst dich um das Büro und das Gebäude. Das ideale Profil bringt eine kunden- und serviceorientierte Haltung, ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, eine zuverlässige Arbeitsweise sowie eine Hands-on-Mentalität mit.
SO MACHST DU DEN UNTERSCHIED
1. Unterstützung bei der Planung, dem Empfang, der Dokumentation und dem Versand von Material-, Compound- und Reifentests zwischen Entwicklung, OEMs, Materiallieferanten, Werken, Testfahrer:innen und Teams
2. Unterstützung bei der Koordination von Material- und Reifentests
3. Planung und Verwaltung des Material- und Reifenlagers
4. Unterstützung des Managements bei der Bearbeitung von Lieferantenangeboten, Bestellungen und Rechnungen
5. Verwaltung der Mitarbeiter-Kreditkarten
6. Verschiedene Aufgaben im Facility Management (Serviceverträge, Lieferantenzugänge, Planung, Be- und Entladung von Palettenlieferungen etc.)
7. Bestellung und Verwaltung von Büro-, Labor-, Werkstattmaterialien und IT-Ausstattung
8. Verwaltung von Mitarbeitereinkäufen
9. Pflege der Reisepläne
10. Verwaltung der Postkorrespondenz
DAS BRINGST DU MIT
11. Idealerweise mindestens 2–3 Jahre Erfahrung als Empfangskraft und/oder Office Coordinator
12. Praktisch denkende Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität (z. B. beim Umgang mit Express-Sendungen im Großformat)
13. Engagierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Kunden- und Serviceorientierung sowie proaktivem Mindset
14. Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick und die Ruhe zu bewahren
15. Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch mit der Fähigkeit, effektiv mit Mitarbeitenden, Besucher:innen, externen Partnern und internen Stakeholdern auf allen Ebenen zu interagieren
16. Fundierte IT-Anwenderkenntnisse (MS Office, Outlook)
Hinweis: Dies ist eine befristete Position zur Vertretung während der Elternzeit, voraussichtliches Ende: 1. Januar 2027.