Personal Assistant (m/w/d) der Geschäftsführung
Ihre Zukunft – perfekt verpackt. Smurfit Westrock ist der weltweit wegweisende Anbieter von papierbasierten Verpackungslösungen. Mit mehr als Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, 500 Verarbeitungsbetrieben und 63 Fabriken in 40 Ländern bieten wir unseren Kunden eine breite Palette an unverwechselbaren, innovativen Produkten. In dieser zentralen Rolle unterstützen Sie die Geschäftsführung zuverlässig im Tagesgeschäft. Sie behalten den Überblick, denken voraus und sorgen dafür, dass organisatorische und administrative Abläufe jederzeit reibungslos funktionieren. Ihre Position üben Sie an einem unserer Standorte innerhalb der DACH‑Region aus; das zugehörige Werk befindet sich im Ländercluster Niedersachsen/Thüringen. Mit Ihrem strukturierten Arbeitsstil, Ihrem Kommunikationstalent und Ihrem sicheren Umgang mit modernen Office‑Tools tragen Sie maßgeblich zu einem effizienten und professionellen Management der täglichen Geschäftsführungsthemen bei.
Ihre Aufgaben:
1. Allgemeiner Schriftverkehr, E-Mail-Korrespondenz und Protokollführung
2. Terminkoordination und ‑organisation
3. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
4. Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen (insb. in PowerPoint)
5. Verwaltung der Wiedervorlage inkl. eigenständigem Nachhalten
6. Strukturierte Führung der Ablage
7. Recherche, Analyse und Aufbereitung relevanter Informationen
8. Erstellung und Aktualisierung von Statistiken und Auswertungen (Excel)
9. Planung und Organisation von Geschäftsreisen
10. Unterstützung der Geschäftsführung in laufenden Projekten
11. Rückmeldungen geben und einfordern
12. Offene, ehrliche und aufrichtige Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen
13. Sicherstellung von Diskretion und vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen
Ihr Profil:
14. Abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium (Bachelor ausreichend)
15. Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion ist willkommen, aber keine zwingende Voraussetzung. Wir fördern den Einstieg ebenso wie den Wiedereinstieg.
16. Sehr sichere Anwendung von Microsoft 365, insbesondere: Excel, PowerPoint, Outlook, Teams & SharePoint, gerne sicherer Umgang mit KI‑gestützten Tools wie Microsoft Copilot
17. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
18. Strukturierte, lösungsorientierte Denkweise
19. Ausgeprägter Servicegedanke und professionelles Auftreten
20. Überlegte, selbstorganisierte und vorausschauende Arbeitsweise
21. Fähigkeit, eigene Arbeit realistisch einzuschätzen und sicher zu priorisieren
22. Hohe Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
Wir bieten:
23. Wir sind offen für verschiedene Teilzeitmodelle. Bitte geben Sie Ihren gewünschten Stundenumfang/Zeitrahmen an.
24. Attraktive tarifliche Vergütung inkl. Urlaubsgeld, Sonderzahlungen und betrieblicher Altersvorsorge
25. Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
26. Einen modernen Arbeitsplatz
27. Gestaltungsspielraum und eigenverantwortliches Arbeiten
28. Wertschätzende Unternehmenskultur
29. Teilnahme am Bike-Leasing und Wellbeing-Programm: Prävention, Erholung und mentale Gesundheit
30. Strukturiertes Onboarding innerhalb unser Region
31. Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. über unsere Smurfit Westrock Akademie)
Wir freuen uns über Bewerbungen in jeder Lebensphase – Berufseinstieg, Quereinstieg oder Wiedereinstieg. Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf (optional mit Kurzanschreiben) sowie relevante Nachweise unter Angabe Ihres frühestmöglichen Starttermins an uns: Sie möchten mehr wissen? Gerne beantworten wir Ihre Fragen:
Smurfit Westrock GmbH
E-Mail:
Smurfit Westrock steht für Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Wir geben allen qualifizierten Bewerber:innen eine Chance, unabhängig von Generation, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Nationalität oder Behinderung. Weiterempfehlen: