ÜBER DIE ORGANISATION
Sun Chemical, ein Mitglied der DIC Group, ist ein führender Hersteller von Verpackungs- und Grafikanwendungen, Farb- und Displaytechnologien, funktionalen Produkten, elektronischen Materialien sowie Produkten für die Automobil- und Gesundheitsindustrie. Gemeinsam mit DIC arbeitet Sun Chemical kontinuierlich daran, nachhaltige Lösungen voranzubringen und weiterzuentwickeln, um die Erwartungen der Kunden zu übertreffen und die Welt um uns herum zu verbessern. Mit einem kombinierten Jahresumsatz von mehr als 8,5 Milliarden US-Dollar und über 22.000 Mitarbeitenden weltweit unterstützen die Unternehmen der DIC Group eine vielfältige globale Kundenbasis.
Ihre Aufgaben
Als Office Assistant (m/w/d) unterstützen Sie im organisatorischen Bereich im Tagesgeschäft das Team am Standort und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf administrativer Prozesse bei.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:
1. Organisation und Koordination von Besprechungsräumen inkl. Buchungssystem und Catering
2. Planung und Organisation interner sowie externer Meetings
3. Administrative Unterstützung im Facility Management (z. B. Verwaltung von Zutritten, Besucherausweisen)
4. Pflege und Verwaltung von E-Mail-Verteilerlisten
5. Verantwortung für den Scanprozess vertraulicher Dokumente
6. Unterstützung im lokalen Fuhrparkmanagement (z. B. Wartungsthemen)
7. Unterstützung des Empfangs bei Bedarf
8. Verwaltung von Vertrags- und Dokumentenprozessen in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung
9. Betreuung des NDA (Non-Disclosure-Agreement)-Prozesses
10. Pflege von Unternehmensdaten in relevanten Registern (z. B. Handelsregister, Transparenzregister)
11. Unterstützung bei behördlichen Anfragen
Ihr Profil
12. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund
13. Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
14. Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
15. Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
16. Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise weiteren administrativen Tools
17. Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
18. Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung
Was wir bieten
19. Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
20. Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
21. Ein professionelles und unterstützendes Team
LEISTUNGEN UND BENEFITS
Wir bieten ein Paket wettbewerbsfähiger Gesamtvergütungen, das leistungsbezogene Gehaltserhöhungen, bezahlte Feiertage, bezahlte Freistellungen (Paid Time Off), Kranken-, Zahn- und Sehkraftversicherungen, kurz- und langfristige Invaliditätsleistungen, eine 401(k)-Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss sowie eine Lebensversicherung umfasst. Zeitpunkt und Anspruch auf Leistungen können variieren.
CHANCENGLEICHHEIT IM BERUFSLEBEN
Es ist die Unternehmenspolitik von Sun, Bewerberinnen und Bewerber ausschließlich auf Grundlage ihrer individuellen Leistung und Eignung für die zu besetzende Position zu rekrutieren, auszuwählen und einzustellen. Sun untersagt jegliche Diskriminierung aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion, Glauben, nationaler Herkunft, Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Familienstand, Veteranenstatus, Behinderung oder eines anderen durch geltende Gesetze geschützten Merkmals.
Personalvermittlungen sind ein wichtiger Bestandteil unserer Talentgewinnungsstrategie, und wir schätzen die Partnerschaften mit unseren bevorzugten Anbietern. Unaufgefordert eingereichte Lebensläufe von Personalagenturen werden für keine Stellenausschreibung akzeptiert. Alle Lebensläufe, die von Personalvermittlungen ohne bestehenden, unterzeichneten Vertrag und ohne entsprechende Beauftragung für die jeweilige Stelle an Mitarbeitende von Sun Chemical oder direkt an einstellende Führungskräfte übermittelt werden, gelten als unaufgefordert, und es werden keine Gebühren gezahlt, falls die Kandidatin oder der Kandidat infolge dieser Empfehlung oder auf anderem Wege eingestellt wird. Zudem werden solche Lebensläufe als Eigentum von Sun Chemical betrachtet, und es entsteht kein Anspruch auf Vermittlungsgebühren.