Stellenbeschreibung
Ihre Rolle:
Als Assistenz der Geschäftsführung übernehmen Sie die professionelle Unterstützung von drei Mitgliedern der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft. Sie stellen effiziente Abläufe sicher, koordinieren Aufgaben und Termine und gewährleisten eine vorausschauende Planung. Durch Ihr ausgeprägtes Organisationstalent, Ihre Diskretion und Ihre zuverlässige Arbeitsweise stellen Sie dabei einen reibungslosen Tagesablauf sicher.
Ihre Herausforderung:
1. Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie Sicherstellung effizienter und reibungsloser Abläufe
2. Eigenständige Priorisierung und Koordination von Terminen, Meetings und Anfragen für mehrere Mitglieder der Geschäftsführung – inklusive Kalender-, E-Mail- und Logistikmanagement
3. Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen (Agenda-Erstellung, Unterlagenmanagement, Protokollierung und Nachverfolgung von Action Items)
4. Planung, Organisation und Abwicklung von Dienstreisen einschließlich Reisekostenabrechnung, Terminabstimmung und Vorbereitung relevanter Unterlagen
5. Koordination und Abstimmung mit internen und externen Partnern, Gremien, Banken, Auditoren und Boardmandaten
6. Professionelle Kommunikation und Betreuung interner wie externer Stakeholder auf allen Ebenen bei höchster Diskretion und Vertraulichkeit
7. Unterstützung bei Projekten, Sonderthemen und Recherchen sowie Nutzung digitaler Tools zur Prozessoptimierung und strukturierten Dokumentation
Ihr Profil:
8. Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; Weiterbildung im Bereich Office-Management oder Assistenz von Vorteil
9. Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz oder im Sekretariat im Managementumfeld
10. Fachkompetenzen:Erfahrung im E-Mail-Management, in der Terminplanung, Reiseorganisation und T&E-AbwicklungSicherer Umgang mit M (Outlook, Teams, Loop, Excel, PowerPoint)Exzellente Schreib- und Strukturstärke (präzise Texte, klare Präsentationen in DE/EN)
11. Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
12. Persönlichkeit:Hohes Maß an Diskretion, Vertraulichkeit und sicherem UrteilsvermögenAusgeprägtes Organisationstalent sowie termintreues und detailgenaues ArbeitenProaktive, verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit Ownership-MindsetKlare, respektvolle und verbindliche Kommunikation auf allen EbenenVorausschauendes Denken und souveränes Handeln auch unter Druck
Diversität und Inklusion sind Teil unserer DNA. Wir filtern ausschließlich nach dem besten Talent. Wir begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, Abstammung, Behinderung oder anderer gesetzlich geschützter Gründe.
Social Benefits:
13. Sie arbeiten mit einem hohen Grad an Eigenständigkeit und Entscheidungsspielräumen.
14. Eine leistungsorientierte Bezahlung und umfangreiche Sozialleistungen
15. 40 Wochenstunden in Vertrauensarbeitszeit sowie flexible Arbeitszeiten plus 30 Tage Urlaub
16. Möglichkeit zum hybriden Arbeiten
17. Everyone has Talent: Unser Talentmanagement-Prozess unterstützt Sie bei Ihrer beruflichen Weiterentwicklung
18. Betriebsrestaurant
19. Belegplätze in einer privaten Kindertagesstätte in naher Umgebung (sowohl U3- als auch Ü3-Plätze)
20. Eine moderne betriebliche Altersversorgung als Ergänzung zu Ihrer gesetzlichen Rentenversicherung
21. Zusätzliche private Krankenversicherung (z.B. Zahnzusatzversicherung)
22. Eine große Anzahl an Rabatten in unserem Corporate Benefits Portal (z.B. auf Urlaubsreisen, Mode, Versicherungen, etc.)
23. Zuschuss zum Fahrticket
24. Jobrad
Sie haben Ideen, wollen Verantwortung übernehmen und etwas erreichen? Dann stehen Ihnen bei uns alle Türen offen. In einem Unternehmen, das seine Werte lebt, Freiräume gewährt und Ihnen zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten bietet, warten spannende Aufgaben auf Sie.