Die Abteilung Kommunikationssysteme des Fraunhofer-Instituts verfügt über eine Vielzahl von Herausforderungen und Möglichkeiten. Als Abteilungsassistenz werden Sie Teil dieses Teams und unterstützen die wissenschaftliche Fachabteilung bei der Erfüllung ihrer Aufgaben.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
* Konkret unterstützen Sie die Abteilungsleitung und die Forschungsgruppen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
* Meetings und Veranstaltungen wie Projekt-Treffen und Foren planen und begleiten Sie eigenständig, unterstützen beim Gästeempfang und der Gästebewirtung und übernehmen die Abrechnung der Bewirtungskosten.
* Sie erstellen Dienstreiseanträge und unterstützen bei der Planung, Vorbereitung und Abrechnung von Reisen, einschließlich der Buchung von Reisemitteln und Hotels.
* Sie unterstützen die Abteilung bei Beschaffungsprozessen mit SAP, bei Personalvertragsangelegenheiten und bei der Genehmigung von Veröffentlichungen.
* Allgemeine administrative Aufgaben wie die Koordination von Terminen, die Bearbeitung von Post, Ablage, Schriftverkehr sowie die Kommunikation per E-Mail und Telefon – auch in englischer Sprache – gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich.
Anforderungen und Qualifikationen
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Berufserfahrung im Bereich Office-Organisation, Sekretariat oder Assistenz
* Sehr gute MS-Office- und vorteilhafterweise SAP-Kenntnisse
* Mündliche und schriftliche Kommunikationssicherheit auf (sehr) gutem Deutsch und Englisch
Vorteile
* Familienfreundliche und internationale Kultur
* Möglichkeit flexibler Arbeitszeiten und mobilen Arbeitens
* Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch Weiterbildungsmaßnahmen
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