Wir suchen zum 15. Juni 2026
Verstärkung (m/w/d) für unser Sekretariat
(Teilzeit (25,0 Stunden) / befristet / EG 6 TVöD)
Die Anstellung erfolgt in Teilzeit. Die 25,0 Wochenstunden verteilen sich auf fünf Vormittage mit jeweils 5,0 Stunden. Es handelt sich um eine Mutterschutz- und Elternzeitvertretung, die nach derzeitigen Stand zunächst bis Oktober 2027 befristet ist.
Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:
* Schreibdienst, Korrekturlesen
* Besucherempfang
* Pflege der Daten der Gremien, Adressverwaltung
* Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost (Sortieren, Verteilen, Vorbereitung des Versandes, Betreuung der Frankiermaschine, Abrechnung Portokasse)
* Betreuung der Telefonzentrale (Weiterleitung von Anrufen, Beantwortung allgemeiner Fragen, Erteilung von Auskünften, Organisation und Sicherstellung von Rückrufen, Verwaltung der Telefonanlage)
* Koordination u. Organisation von Sitzungen und Besprechungen (Terminverwaltung, Organisation des Aufbaues der Sitzungs- und Besprechungsräume sowie Catering)
* Kopierarbeiten, Umlaufmappen bestücken, Aktualisierung Bekanntmachungskästen
* Satzungsangelegenheiten
* Pflege der Dienstanweisung zur Regelung der Unterschriftsbefugnis und Siegelführung
* Pflege der Homepage
* Planung und Organisation der sicherheitstechnischen und betriebsärztlichen Betreuung für das Amt, die Gemeinden und den Schulverband Viöl
* Teilnahme am Arbeitsschutzausschuss inkl. Protokollführung
* Durchführung Nachrückverfahren in Gemeindevertretungen
Im Rahmen der Organisationsentwicklung sind Änderungen im Aufgabengebiet und in der Aufgabenzuweisung vorbehalten.
Es werden folgende fachliche und persönliche Qualifikationen erwartet:
* eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Verwaltung wäre von Vorteil, oder eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, Büroorganisation, Bürokommunikation, Sekretariat oder im Rechtswesen
* mehrjährige Berufserfahrung insb. im Organisationsbereich wäre wünschenswert
* ausgeprägte Belastbarkeit sowie persönliche und soziale Kompetenz
* sichere Anwenderkenntnisse im Bereich der Office-Standard-Software
* Erfahrungen mit Dokumenten-Management-Systemen (DMS) sind von Vorteil
* sichere Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
* gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit und Ausdrucksweise
* Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Engagement, Flexibilität
* selbständige, strukturierte, sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise
Wir bieten Ihnen:
* Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD)
* attraktive Arbeitsbedingungen in einem freundlichen und aufgeschlossenen Team
* Fortbildungsmöglichkeiten
* Flexible Arbeitszeiten
* Betriebliche Anreize wie eine zusätzliche Mitgliedschaft in der Halleschen BKV (betriebliche Krankenversicherung), betriebliches Gesundheitswesen, Nutzung des EGYM Wellpass, exklusive Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits
Fragen zur Stelle und deren Aufgaben: Personalrechtliche Fragen:
Frau Bettina Carstensen Frau Malin Petersen
Tel. 04843/2090-19 Tel. 04843/2090-18
bettina.carstensen@amt-vioel.de malin.petersen@amt-vioel.de
Die Vorgaben des SGB IX-Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderung, des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes -AGG- und des Gesetzes zur Gleichstellung der Frauen im öffentlichen Dienst (Gleichstellungsgesetz) –GStG- werden berücksichtigt. Ausführliche Informationen zu Ihrem neuen Arbeitgeber erhalten Sie unter .
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann werden Sie Teil unseres Teams und senden uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bitte bis zum 5. April 2026 – möglichst als PDF-Datei – per Mail an: bewerbung@amt-vioel.de
oder per Post an:
Amt Viöl
Der Amtsvorsteher
Westerende 41
25884 Viöl
Bitte verzichten Sie im Sinne des Umweltschutzes auf Bewerbungsmappen (zugesandte Bewerbungsmappen werden nicht zurückgeschickt) .
Viöl, 6. März 2026 Amt Viöl
- Der Amtsvorsteher-