Teamassistenz am lehrstuhl für mustererkennung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Finanz- und Mittelbewirtschaftung des Lehrstuhls einschließlich Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln, Budgetcontrolling, Mittelüberwachung sowie Geräteinventarisierung mit der intern eingesetzten Verwaltungssoftware HIS-FSV
  
• Selbstständige Organisation und Koordination administrativer Prozesse des Lehrstuhls, insbesondere Korrespondenz, Termin- und Raumplanung, verwaltungstechnische Organisation von Veranstaltungen sowie zentrale Ansprechperson für Studierende, Mitarbeitende und externe Partner
  
• Betreuung der Studien- und Lehrorganisation, insbesondere Verwaltung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, Pflege studienrelevanter Daten sowie Beratung und Auskunftserteilung zu organisatorischen Abläufen mit der intern eingesetzten Verwaltungssystem Campo
  
• Unterstützung der Personalverwaltung, insbesondere Vorbereitung und administrative Abwicklung von Einstellungsverfahren für Mitarbeitende und studentische Hilfskräfte, Pflege personalbezogener Unterlagen sowie Verwaltung von Urlaubs- und Krankmeldungen
  
• Eigenständige Bearbeitung und Abwicklung des Reisekostenmanagements nach den geltenden hochschul- und tarifrechtlichen Vorgaben
  
• Pflege, Verwaltung und Qualitätssicherung von Daten in universitären Verwaltungs- und Informationssystemen (u. a. Campo, StudOn, UnivIS, CRIS) sowie Betreuung und Aktualisierung der Lehrstuhl-Homepage

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
  
• Berufserfahrung im öffentlichen Dienst, idealerweise in der Hochschulverwaltung, als Teamassistenz oder Verwaltungskraft wünschenswert
  
• Kenntnisse im Bereich Drittmittelverwaltung, Finanzbuchhaltung und Projektcontrolling wünschenswert
  
• Idealerweise Erfahrungen in der Personalverwaltung sowie Kenntnisse einschlägiger rechtlicher Grundlagen, insbesondere des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes (WissZeitVG), der Bayerischen Haushaltsordnung (BayHO) und des Bayerischen Reisekostengesetzes (BayRKG)
  
• Sicherer Umgang mit universitären Verwaltungs- und Informationssystemen, insbesondere HIS-FSV, campo, StudOn, d3.One und dem Bayerischen Reisemanagementsystem (BayRMS) wünschenswert
  
• Kenntnisse im Beschaffungswesen sowie Erfahrungen bei Vergabe- und Bestellprozessen im öffentlichen Bereich von Vorteil
  
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint und künstliche Intelligenz)
  
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau)
  
• Hohes Maß an Eigeninitiative und Selbstständigkeit
  
• Schnelle Auffassungsgabe und logisches Denken
  
• Effiziente und lösungsorientierte Arbeitsweise
  
• Sehr gute Organisations- und Planungsfähigkeiten
  
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Freude am Umgang mit Studierenden und internationalen Gästen

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
  
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
  
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
  
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
  
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten

• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
  
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
  
• Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
  
• Gemeinsame Aktivitäten im Team
  
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima

Stellenzusatz

Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf Entfristung gegeben.

Arbeitszeit