Aufgaben:
Im Sekretariatsbereich
* Sie nehmen eingehende Telefonate freundlich und professionell entgegen und sind erste Ansprechperson für Besucher und Gäste
* Sie bearbeiten den Posteingang und -ausgang zuverlässig und termingerecht
* Sie übernehmen allgemeine Schreibarbeiten sowie die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern
* Sie koordinieren Termine, überwachen Fristen und sorgen für einen strukturierten Ablauf
* Sie kümmern sich um die Organisation und Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie gelegentlich um kleine Aufmerksamkeiten (z. B. Präsente)
* Sie pflegen gewissenhaft unsere Adressdatenbank
Im kaufmännischen Bereich
* Sie unterstützen bei der vorbereitenden Buchhaltung, prüfen ein- und ausgehende Rechnungen und veranlassen elektronische Überweisungen
* Sie behalten den Überblick über Projektzahlungsläufe und übernehmen die Erstellung von Angeboten und Rechnungen
Optional: Bereich Öffentlichkeitsarbeit (je nach Erfahrung und Interesse)
* Sie wirken an der Umsetzung einer Veröffentlichungsstrategie mit und betreuen unsere Homepage
* Sie unterstützen bei der Entwicklung von Ideen für unsere Präsenz in sozialen Medien
* Sie pflegen unsere interne Bild- und Materialdatenbank und sorgen für eine übersichtliche Struktur